Publication 179 (2009), (Circular PR),

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1. ¿Quién es patrono?

Es patrono toda persona u organización para quién un individuo presta servicios como empleado. El patrono tiene derecho a despedir al empleado y suele proveer los medios y el lugar de trabajo. El término incluye a toda persona u organización que pague salarios a un ex empleado después de que éste deje el empleo.

Líder de cuadrilla agrícola. Se le considera un patrono de empleados agrícolas si usted es líder de cuadrilla. Un líder de cuadrilla es una persona que procura y paga (en nombre de una finca o en el suyo propio) a trabajadores que prestan servicios agrícolas para el operador de una finca. Si no hay un acuerdo escrito entre usted y el operador de la finca que indique que usted es su empleado, y si usted le paga a los trabajadores (por usted o por el operador de una finca), entonces, se le considera un líder de cuadrilla.

2. ¿Quiénes son empleados?

Por lo general, todo empleado se define de acuerdo con las leyes de derecho común (consetuedinario) o con las reglas especiales para ciertas situaciones.

Este apartado le explica dichas categorías. Vea la explicación en la Publicación 15-A, Employer's Supplemental Tax Guide (Guía contributiva suplemental para patronos), en inglés, bajo el apartado 2 titulado Employee or Independent Contractor? (¿Empleado o contratista independiente?), el cual indica las distinciones entre un contratista independiente y un empleado y también da ejemplos de varias clases de ocupaciones y profesiones. Si un individuo que trabaja para usted no es su empleado según las reglas que prescriben lo que es un empleado de acuerdo al derecho común (explicado más adelante), no tendrá que retenerle al individuo las contribuciones federales por razón del empleo.

Definición de empleado según el derecho común. Por regla general, el trabajador que preste servicios para usted es un empleado suyo si usted tiene todo el control, tanto en lo referente a lo que debe hacer como a la manera de hacerlo. No importa que le permita al empleado amplia facultad y libertad de acción. Si usted tiene el derecho legal de determinar el resultado de los servicios y la manera en que los mismos se presten, el individuo es un empleado suyo. Esto sí es importante. Para una explicación de los hechos y circunstancias que indican si un individuo que le presta servicios a usted es un contratista independiente o empleado, vea la Publicación 15-A, en inglés.

Si la relación patrono-empleado existe, no tiene importancia el nombre ni la descripción que se le dé a cada persona en dicha relación. Lo que sí tiene importancia respecto a la clasificación del empleado es la esencia de la relación comercial. Además, tampoco importa si el individuo trabaja a jornada completa o parcial.

Para propósitos de las contribuciones sobre la nómina, no se establece distinción entre las clases de empleados. Los superintendentes, gerentes y otros supervisores son empleados. Por lo general, un oficial de una corporación es un empleado, pero un director no lo es. A un oficial que no presta servicios o que presta solamente servicios de menor importancia y que no recibe ni tiene derecho a recibir remuneración no se le considera empleado.

Usted, por regla general, tiene que retener y pagar las contribuciones al seguro social y al Medicare de los salarios que paga a sus empleados de acuerdo al derecho común. Sin embargo, los salarios de ciertos empleados estarán exentos de una o más de estas contribuciones. Vea las Instrucciones para el Formulario 1040-PR para leer una explicación sobre empleados de organizaciones exentas de contribución y de instituciones religiosas.

Empleados arrendados. En ciertos casos, una corporación que facilita trabajadores a varias personas y empresas profesionales es el patrono de esos trabajadores para efectos de las contribuciones sobre la nómina. Por ejemplo, una corporación de servicios profesionales puede suministrar los servicios de secretarias, enfermeras y otros trabajadores afines a sus clientes contratados.

Dicha corporación de servicios contrata a sus clientes (suscriptores) y éstos especifican qué servicios desean recibir y los honorarios o remuneraciones que van a pagar a la corporación de servicios por cada trabajador facilitado. La corporación de servicios tiene el derecho de controlar y dirigir los servicios del trabajador prestados al cliente (suscriptor), incluyendo el derecho de despedir o destinar nuevamente al trabajador. La corporación de servicios profesionales contrata a los trabajadores, regula el pago de sus salarios y los ampara con el seguro (compensación) por desempleo. También les suministra otros beneficios de empleo. Dicha corporación es entonces el patrono para propósitos de las contribuciones sobre la nómina.

Contratistas independientes. Las personas físicas tales como abogados, contratistas, subcontratistas y subastadores que ejercen u operan una profesión, negocio u oficio independiente mediante la cual ofrecen sus servicios al público, por lo general, no son empleados. Sin embargo, la determinación sobre si tales personas son empleados o contratistas independientes depende de las circunstancias de cada caso individualmente. La regla general establece que un individuo es contratista independiente si usted, es decir, el pagador, tiene el derecho de controlar o dirigir únicamente el resultado del trabajo o de los servicios prestados y no los métodos ni las maneras usadas para obtener el resultado.

Empleados estatutarios. Hay algunas definiciones especiales de empleado para propósitos de las contribuciones al seguro social, Medicare y FUTA.

Aunque las personas descritas a continuación no sean empleados de acuerdo con el derecho común, serán considerados empleados para los efectos de las contribuciones al seguro social y al Medicare si reúnen cada una de las tres Condiciones, más adelante.

a. Un chofer-agente (o comisionista) que distribuye alimentos o bebidas (excepto leche) o que recoge o entrega ropa lavada y planchada o lavada en seco para otra persona.

b. Un vendedor-agente de seguros de vida y/o contratos de anualidades que trabaja a jornada completa y que vende principalmente para una sola empresa.

c. Una persona que trabaja en casa conforme a las pautas recibidas de la persona para quién presta los servicios, utilizando los materiales suministrados por dicha persona, los cuales debe devolver a dicha persona o a otra persona designada por ella.

d. Un vendedor local o ambulante (excepto un chofer-agente o un chofer-comisionista) que trabaja a tiempo completo (excepto por ventas incidentales) para una persona o negocio tomando pedidos hechos por clientes. Los pedidos tienen que ser para artículos de reventa o de materiales usados en la profesión u ocupación del cliente. Dichos clientes deberán ser detallistas, mayoristas, contratistas u operadores de hoteles, restaurantes u otro tipo de negocio relacionado con alimentos o alojamientos.

Condiciones. Reténgale al empleado las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare sobre las remuneraciones pagadas al empleado si las tres condiciones siguientes le corresponden:

De acuerdo a un contrato vigente, se entiende que casi todos los servicios serán prestados personalmente por dicho empleado.
El empleado no ha invertido sustancialmente en el equipo ni en las instalaciones usadas para prestar dichos servicios (excepto en las instalaciones de transporte).
Los servicios son de una naturaleza tal que conllevan una relación continua con la misma persona que le paga.

Contribución al fondo federal para el desempleo (FUTA). Las personas que se encuentran en la categoría a o d son también empleados para fines de la contribución al fondo federal para el desempleo (FUTA), mientras satisfagan las condiciones 1 a la 3.

Si desea obtener información adicional, comuníquese con la oficina local del IRS. La dirección y el teléfono de la misma aparecen en la página 3 de esta publicación.

Individuos estatutarios que no son empleados. La ley clasifica a tres categorías de individuos estatutarios que no son empleados, es decir, ciertos vendedores directos, agentes de bienes raíces autorizados y ciertas personas a quienes se les paga por acompañar y posiblemente cuidar a otras personas. A los vendedores directos y los agentes de bienes raíces se les trata generalmente como personas que trabajan por cuenta propia para efectos de todas las contribuciones federales, incluyendo las contribuciones por razón del empleo, si:

Gran parte de todos los pagos por sus servicios como vendedores directos o agentes de bienes raíces autorizados se relacionan directamente con las ventas o actividades similares, en lugar de las horas que trabajan y
Los servicios que prestan se hacen conforme a un contrato por escrito que estipula que no serán tratados como empleados para efectos de las contribuciones federales.

Vendedores directos. Los vendedores directos incluyen a las personas que se encuentran en cualquiera de los tres grupos siguientes:

Personas que trabajan en la venta de (o en solicitar la venta de) artículos de uso y consumo en el hogar o en el lugar de operación que no sea un establecimiento permanente de ventas al detal.
Personas que trabajan en la venta de (o en solicitar la venta de) artículos de uso y consumo a todo comprador a base de compras y ventas, a base de depósito de comisiones, o a otra base similar prescrita por la reglamentación para que dichos artículos sean revendidos en el hogar o en el lugar de operación que no sea un establecimiento permanente de ventas al detal.
Personas que se dedican al negocio de entregar o distribuir periódicos o anuncios de compras (incluyendo todo servicio relacionado directamente con tal entrega o distribución).

El negocio de ventas directas incluye las actividades de individuos que tratan de aumentar las actividades de ventas directas por parte de sus vendedores directos y cuyos ingresos derivados del trabajo se basan en la productividad de dichos vendedores. Tales actividades incluyen la provisión de estímulo y motivación; la comunicación y transmisión de pericia, conocimiento o experiencia; y reclutamiento. Para obtener más información sobre los vendedores directos, vea la Publicación 911, Direct Sellers (Vendedores directos), en inglés.

Agentes de bienes inmuebles autorizados. Esta categoría incluye a los individuos que se dedican a las actividades de tasación y valoración de ventas de bienes inmuebles si ellos mismos reciben ingresos del trabajo basados en las ventas o en otras actividades afines.

Personas a quienes se les paga por acompañar y posiblemente cuidar a otras. Las personas a quienes se les paga por acompañar y posiblemente cuidar a otras son individuos que proveen atención personal, compañía o servicios de guardería a niños o a individuos de edad avanzada o incapacitados. Una persona que se dedica a la labor o negocio de vincular a estos proveedores de compañía o cuidado con las personas que desean emplearlos no será tratada como patrono de los proveedores de compañía o cuidado si esa persona no recibe ni paga los salarios de los proveedores de compañía o cuidado y es compensada por los proveedores de compañía o cuidado o por las personas que los emplean por medio de una base de cargos. Para propósitos de todas las contribuciones federales, se consideran empleados por cuenta propia aquellas personas a las que se les paga por acompañar y posiblemente cuidar a otras y que no trabajan para un servicio de colocación de dichas personas.

Clasificación errónea de empleados. Si clasifica a un empleado como si no fuera empleado estatutario y no le retuvo a tal empleado las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare, usted será responsable de pagar dichas contribuciones. Vea la sección 3509 del Código Federal de Rentas Internas para más detalles. También vea Aportaciones especiales a las contribuciónes, en el apartado 12 de esta publicación.

Disposiciones de exención. Si tiene motivos razonables para no tratar a un empleado como si fuera su empleado, quizás reciba una exención para no pagar las contribuciones por razón del empleo para dicha persona. Para obtener esta exención del pago de las contribuciones, deberá radicar todas las planillas federales de información de una manera uniforme con respecto a la forma en que clasifica al trabajador. En todo período que haya comenzado después de 1977, usted (el patrono), o su predecesor, no debe haber clasificado como empleado a ningún trabajador que ocupe o haya ocupado una posición casi igual a la del trabajador en cuestión.

Especialista en servicios técnicos. Esta exención no se le aplica a un especialista en servicios técnicos que usted le provee a otro negocio de acuerdo con un arreglo entre usted y el otro negocio. Un especialista en servicios técnicos es un ingeniero, diseñador, dibujante, especialista en informática, analista de sistemas o algún otro trabajador de talento o habilidad semejante que realice trabajos similares.

Esta regla no afectará la determinación sobre si el especialista en servicios técnicos es un empleado de acuerdo con el derecho común. Las reglas para la ley común determinan si el especialista en servicios técnicos es tratado como empleado o como contratista independiente. Sin embargo, si contrata directamente a un especialista en servicios técnicos para que desempeñe servicios para su negocio (el de usted) en vez de trabajar para un negocio ajeno, quizás tendrá derecho aún a la exención. Vea el apartado 2 titulado Employee or Independent Contractor? (¿Empleado o contratista independiente?) de la Publicación 15-A, en inglés.

Personas que supervisan pruebas y aulas. El requisito de trato uniforme no se le aplica a un individuo que presta servicios después del 31 de diciembre de 2006 supervisando el aula donde se aplica una prueba de acceso (entrada) o de colocación en una institución académica de enseñanza superior (universitaria) o que sirve como monitor de dichas pruebas si el individuo:

Está prestando servicios para una organización descrita en la sección 501(c) exenta de impuestos de acuerdo con la sección 501(a) del Código y
No se le considera de otro modo como empleado de la organización para propósitos de las contribuciones sobre la nómina.

Ayuda provista por el IRS. Para más información, comuníquese con nuestra oficina en Guaynabo. Si desea que el IRS le haga la determinación acerca de la categoría de empleo de un trabajador suyo, radique el Formulario SS-8PR, Determinación del Estado de Empleo de un Trabajador para Propósitos de las Contribuciones Federales sobre el Empleo, disponible en español. Puede obtener un ejemplar de este formulario llamando al 1-800-829-3676 o visitando el sitio web del IRS, www.irs.gov.

3. Número de identificación patronal (EIN)

El número de identificación patronal (EIN, por sus siglas en inglés) es un número que consta de nueve dígitos que el IRS expide a los patronos. Los dígitos están organizados de la siguiente manera: 00-0000000. Dicho número se usa para identificar las cuentas contributivas de los patronos, así como las de ciertos negocios y otras organizaciones y entidades que no tienen empleados. Debe anotar el EIN en toda planilla, anexo y correspondencia relacionada con su negocio que envíe al IRS y a la SSA.

Si no tiene un EIN, solicítelo llenando el Formulario SS-4PR, Solicitud de Número de Identificación Patronal (EIN), en español. Este formulario contiene información sobre cómo solicitar un EIN por correo, por fax o por teléfono. También puede solicitar un EIN en línea en el sitio web www.irs.gov/smallbiz.

Si no tiene un EIN para la fecha de vencimiento para radicar la planilla, escriba “Solicitado” y la fecha de su solicitud en el espacio para tal número. Si adquiere el negocio de otro patrono, no deberá usar el número asignado a éste último.

Usted deberá tener solamente un EIN. Si tiene más de uno, escriba a la oficina del IRS donde radica sus planillas a la dirección a la cual envía las planillas sin pago que aparece en las instrucciones para el Formulario 941-PR, Formulario 944-PR o Formulario 943-PR. O llame al IRS Business & Specialty Tax Line (Línea para asuntos relacionados con las contribuciones de negocios y contribuciones especiales del IRS) al 1-800-829-4933 (los usuarios del sistema TTY/TDD pueden llamar al 1-800-829-4059). Proporcione los números que tiene, el nombre y la dirección a los cuales fueron asignados y la dirección de la ubicación principal de su negocio. El IRS le indicará cual EIN deberá usar.

Para mayor información, vea la Publicación 1635, Understanding Your EIN (Información para entender su EIN) o la Publicación 583, Starting A Business and Keeping Records (Cómo montar un negocio y mantener documentación), ambas en inglés.

4. Número de seguro social (SSN)

El número de seguro social (SSN, por sus siglas en inglés) de un empleado consta de nueve dígitos, organizados de la manera siguiente: 000-00-0000. Debe tener el nombre y SSN de cada empleado e incluirlos correctamente en el Formulario 499R-2/W-2PR que le prepare. De no ser así, podría estar sujeto a pagar una multa a menos que tenga un motivo razonable. Vea la Publicación 1586, Reasonable Cause Regulations and Requirements for Missing and Incorrect Name/TINs (Reglamentación y requisitos con motivo razonable sobre nombres/números de identificación del contribuyente que faltan o están incorrectos), en inglés, para más información.

Tarjeta de seguro social del empleado. Deberá pedirle a cada empleado que le muestre su tarjeta de seguro social. El empleado puede mostrarle su tarjeta de seguro social si la tiene disponible. Usted puede (pero no se le obliga) fotocopiar la tarjeta de seguro social de su empleado si éste se la muestra. Si un empleado no tiene una tarjeta de seguro social o le hace falta una nueva, el empleado deberá solicitarla usando el Formulario SS-5-SP, Solicitud para una Tarjeta de Seguro Social, disponible en español, y presentando la documentación solicitada. El empleado debe llenar y firmar el Formulario SS-5-SP; el patrono no lo puede radicar. Si el empleado ha solicitado un SSN pero aún no lo tiene al momento de prepararle su Formulario 499R-2/W-2PR, escriba “Solicitado” en la planilla. Cuando el empleado reciba su SSN, radique el Formulario 499R-2c/W-2cPR, Corrección a Comprobante de Retención, para incluir el SSN del empleado.

Verificación de los números de seguro social. La Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés ) ofrece a los patronos y a los agentes de reportación autorizados cuatro métodos para verificar los números de seguro social de los empleados:

Internet. Verifique hasta diez nombres y números de seguro social (por cada pantalla) en línea y reciba resultados inmediatos o cargue archivos en lotes de hasta 250,000 nombres y números de seguro social y, por lo general, recibirá resultados el próximo día laborable federal. Visite el sitio webwww.socialsecurity.gov/employer, en inglés, y pulse sobre el enlace titulado “Verify SSNs Online” (Verificación del número de seguro social en línea).
Teléfono. Verifique hasta cinco nombres y números de seguro social llamando al 1-800-772-6270 o al 1-800-772-1213.
Papel. Verifique hasta 300 nombres y números de seguro social presentando una solicitud por escrito al Wilkes-Barre Data Operations Center, Wilkes-Barre, PA 18769. Para más información, visite el sitio web de la SSA,www.socialsecurity.gov/employer/ssnvadditional.htm, en inglés.

Algunos métodos de verificación requieren inscripción. Para más información, llame al 1-800-772-6270.

Escriba correctamente el nombre del empleado. Escriba el nombre y número de seguro social de cada empleado tal como aparece en su tarjeta de seguro social. Si el empleado no tiene una tarjeta, él deberá solicitarla llenando el Formulario SS-5-SP. Si el nombre no es el correcto tal como se muestra en la tarjeta (por ejemplo, debido a un matrimonio o divorcio), el empleado debería solicitar una tarjeta corregida a la SSA. Siga usando el nombre antiguo hasta que el empleado le muestre la tarjeta de seguro social nueva con su nombre nuevo.

Si la SSA expide una tarjeta de reemplazo al empleado después de que haya cambiado de nombre o una tarjeta nueva con un número de seguro social debido a un cambio de condición laboral de un extranjero, radique un Formulario 499R-2c/W-2cPR para corregir el nombre y número de seguro social indicado en el Formulario 499R-2/W-2PR que más recientemente haya radicado. No es necesario corregir otros años si el nombre y número de seguro social antiguos fueron usados para los años anteriores a su más reciente Formulario 499R-2/W-2PR.

Número de identificación de contribuyente individual (ITIN) del IRS para extranjeros. No acepte un ITIN en lugar de un SSN para identificar a un empleado, ni para otros propósitos del trabajo. El ITIN es sólo para extranjeros residentes o no residentes que no pueden trabajar en los EE.UU. y que necesitan identificarse para otros propósitos de la contribución. Se puede identificar un ITIN porque consta de nueve dígitos, comienza con el número “9” y tiene un “7” o un “8” como cuarto dígito, y tiene el mismo formato que el SSN: por ejemplo, 9NN-7N-NNNN.

Un individuo que tiene un ITIN y luego se hace elegible para trabajar en los EE.UU. debe obtener un SSN.

5. Salarios y otra compensación

Por regla general, todos los salarios están sujetos a las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare (y a la contribución al fondo federal para el desempleo (contribución FUTA)). Sin embargo, los salarios sujetos a la contribución al seguro social y a la contribución FUTA están limitados a un máximo anual (base salarial) que usted paga a cada empleado anualmente. Una vez que haya pagado $106,800 a cierto empleado durante 2009, incluyendo propinas, no siga reteniéndole la contribución al seguro social sobre toda cantidad que le pague al empleado durante el resto del año. La base salarial para la contribución FUTA es de $7,000 para 2009. Toda remuneración, incluyendo propinas, pagada por servicios prestados está sujeta a la contribución al Medicare. Los pagos pueden ser en efectivo o en otra forma. El término salarios incluye jornales, sueldos, vacaciones, bonos, comisiones y beneficios marginales. No importa cómo se calculen o se hagan los pagos.

Vea la tabla en las páginas 20 a la 24 para excepciones a las contribuciones al seguro social, al Medicare y FUTA. Vea los apartados 6 y 7 para una explicación de cómo se aplican las reglas a propinas y a los trabajadores agrícolas.

Las contribuciones al seguro social y al Medicare corresponden a la mayoría de los pagos de la compensación por enfermedad, incluyendo los pagos que hacen terceros pagadores, tales como compañías de seguros. Ciertas reglas especiales corresponden a la información de pagos de compensación por enfermedad hechos por terceros. Vea la explicación más adelante en este apartado, así como en la Publicación 15-A, en inglés.

Determine el valor de remuneración en forma de especie (tales como mercancías, hospedajes y alimentos) basándose su valor normal en el mercado. No obstante, vea Retención y declaración de la contribución sobre beneficios marginales proporcionados a los empleados, más adelante. Aparte de algunos trabajadores agrícolas y empleados domésticos, esta especie de remuneración puede estar sujeta a las contribuciones al seguro social, Medicare y FUTA.

Las remuneraciones retroactivas, incluyendo aumentos retroactivos (pero no las cantidades pagadas por daños y perjuicios), se tributan como remuneraciones ordinarias para el año en que se pagan. Para más información sobre la declaración de las remuneraciones retroactivas a la SSA, vea la Publicación 957, Reporting Back Pay and Special Wage Payments to the Social Security Administration (Cómo declarar salarios atrasados y pagos especiales de salarios a la Administración del Seguro Social), en inglés.

El costo del seguro temporal de vida colectivo que un patrono incluye en el ingreso de sus empleados está sujeto a las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare. Por lo general, la cantidad que se debe incluir en el ingreso del empleado es el costo del seguro que supere los $50,000.

Gastos de viaje y de representación. Los pagos que usted haga a su empleado por gastos de viaje, así como por otros gastos necesarios relacionados con su negocio, se incluyen por lo general en los salarios sujetos a contribución si (a) al empleado que recibe el pago no se le exige, o cuando se le exige, no somete evidencia que justifique los gastos mediante la presentación de recibos u otros comprobantes o (b) usted entrega al empleado una cantidad de dinero por adelantado para gastos relacionados con el negocio suyo y al empleado no se le exige que devuelva, o si se le exige que lo haga, no devuelve oportunamente toda cantidad sobrante que no usó para gastos de negocios.

Reglas especiales para empleados agrícolas y domésticos. Los salarios pagados a empleados agrícolas y domésticos están sujetos a ciertas reglas especiales para la aplicación de las contribuciones al seguro social, al Medicare y para el desempleo federal (FUTA). Vea los apartados 7, 8 y 11.

Compensación por enfermedad

Por regla general, la compensación por enfermedad es toda cantidad pagada conforme a un plan efectuado por la ausencia temporera del empleo de parte de un empleado, debida a lesión, enfermedad o incapacidad. El patrono o un tercero, tal como una compañía de seguros, puede efectuar los pagos. Los beneficios pagados pueden ser de duración corta o larga. Se muestra en el comprobante de retención frecuentemente como un porcentaje del salario normal del empleado. La compensación por enfermedad está sujeta, por lo general, al pago de las contribuciones al seguro social, al seguro Medicare y FUTA.

La compensación por enfermedad pagada a un empleado por un tercero, por ejemplo, un agente fiduciario, se deberá tratar de manera especial al finalizar el año debido a que el IRS concilia los Formularios 941-PR trimestrales (o el Formulario 944-PR) de un patrono con los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR que se radican al terminar el año. La información que sigue abajo le proporciona las reglas generales acerca de cómo declarar la compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador.

Terceros pagadores. Si retiene las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare de personas por las cuales no radica el Formulario 499R-2/W-2PR, deberá radicar, por separado, un Formulario W-3PR junto con un solo Formulario 499R-2/W-2PR sustituto que indica lo siguiente: escriba en el encasillado 1 del Formulario 499R-2/W-2PR “ Third party sick-pay recap ” (Tercero pagador de compensación por enfermedad), en vez del nombre del empleado, o escríbalo en el encasillado b del Formulario W-3PR, en vez del número total de Formularios 499R-2/W-2PR que envíe. En el encasillado 17, anote el total de la compensación por enfermedad pagada al empleado sujeta a la contribución al seguro social del mismo. En el encasillado 18, anote la cantidad de la contribución al seguro social retenida al empleado. En el encasillado 19, anote la cantidad de la compensación por enfermedad sujeta a la contribución Medicare correspondiente al empleado. En el encasillado 20, anote la cantidad total retenida para la contribución Medicare correspondiente al empleado. En el Formulario W-3PR que prepare por separado, llene solamente los encasillados a, b (vea la información anterior), c, d, e, 7 y del 10 al 13.

Patronos. Si tiene empleados que han recibido pagos de compensación por enfermedad procedentes de una compañía de seguros o de algún otro tercero pagador, deberá declarar en el Formulario 499R-2/W-2PR del empleado: (a) en el encasillado 7, la cantidad total de la compensación por enfermedad que el empleado debe incluir en su ingreso; (b) en el encasillado 13, toda contribución sobre ingresos retenida de la compensación por enfermedad pagada por el tercero pagador; (c) en el encasillado 17, la porción de la compensación por enfermedad que esté sujeta a la contribución al seguro social correspondiente al empleado; (d) en el encasillado 18, la contribución al seguro social correspondiente al empleado que haya sido retenida por el tercero pagador; (e) en el encasillado 19, la compensación por enfermedad que esté sujeta a la contribución Medicare correspondiente al empleado; y (f) en el encasillado 20, la contribución Medicare correspondiente al empleado retenida por el tercero pagador.

Si no incluye alguna parte del pago de compensación por enfermedad en el ingreso del empleado debido a que éste pagó una porción de las primas, deberá informarle al empleado la parte no incluida.

El patrono tiene la opción de incluir la compensación por enfermedad pagada por terceros junto con los salarios declarados en el Formulario 499R-2/W-2PR o de declarar la compensación por separado en un segundo Formulario 499R-2/W-2PR en el que indicará que la cantidad fue compensación por enfermedad pagada por un tercero. En ambas opciones, la copia A de los Formularios 499R-2/W-2PR deberá ser radicada ante la SSA.

Nota: Si el tercero pagador no le notifica a tiempo al patrono acerca de los pagos de compensación por enfermedad, el tercero pagador, no el patrono, será responsable de radicar los Formularios 499R-2/W-2PR correspondientes a cada uno de los empleados que recibieron los pagos, así como el Formulario W-3PR.

Para obtener mayor información sobre este tema, vea Sick Pay Reporting (Informe de pagos por enfermedad), en el apartado 6 de la Publicación 15-A, en inglés.

Retención y declaración de la contribución sobre beneficios marginales proporcionados a los empleados

Por lo general, los beneficios marginales tienen que incluirse en el ingreso bruto del empleado que los recibe y, además, los mismos están sujetos al pago de contribuciones relacionadas con el empleo. Los beneficios marginales incluyen los siguientes beneficios proporcionados por el patrono al empleado: el uso de un automóvil, viajes en aviones, viajes gratis (o con descuento) en líneas aéreas comerciales, vacaciones, descuentos en mercancías o servicios, cuotas de socio de clubes campestres u otro tipo de clubes, así como boletos (tickets) de entrada a eventos deportivos u otra clase de entretenimiento.

Por lo general, la cantidad que se incluye en el ingreso bruto del empleado es el exceso del valor justo en el mercado del beneficio proporcionado por el patrono sobre la suma pagada por el empleado y toda cantidad excluida por ley. Ciertos beneficios marginales están específicamente excluidos por ley. Para más información sobre los beneficios marginales, vea la Publicación 15-B, Employer's Tax Guide to Fringe Benefits (Guía tributaria para patronos sobre los beneficios marginales), en inglés.

Cuándo se tratan los beneficios marginales como pagados al empleado. Puede optar por tratar los beneficios marginales que no sean dinero en efectivo (incluyendo el uso personal de un automóvil proporcionado por usted) como pagados durante el período regular de nómina, trimestralmente, semestralmente, o de alguna otra manera que usted elija, pero deben ser tratados como pagados por lo menos anualmente. No tiene que escoger formalmente las fechas de pago, ni notificarlas al IRS. No está obligado a hacer uso de la misma base para todos los empleados y puede cambiarla tan a menudo como lo desee, siempre que todos los beneficios marginales proporcionados a los empleados en un año natural (calendario) sean tratados como pagados a más tardar el 31 de diciembre de dicho año natural. Sin embargo, vea Regla especial en el caso de beneficios marginales proporcionados en noviembre y diciembre, más adelante.

Se puede tratar el valor de un mismo beneficio marginal como pagado en una o más fechas distintas en el mismo año natural, aún en el caso en que el empleado reciba todo el beneficio de una vez. Sin embargo, una vez seleccionadas las fechas de pago, se deben declarar las contribuciones en su planilla de contribución para el mismo período contributivo durante el cual usted los consideró pagados. La elección descrita anteriormente no se aplica a un beneficio marginal que sea una transferencia de bienes muebles (propiedad personal) tangibles o intangibles de una clase de bienes que normalmente se tiene para propósitos de inversión o que sea una transferencia de bienes inmuebles.

Retención de las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare sobre los beneficios marginales. Deberá añadir el valor de los beneficios marginales a los salarios regulares del período de nómina y después procederá a calcular la contribución al seguro social y la contribución al seguro Medicare sobre la cantidad total.

Si la cantidad de contribución al seguro social y de contribución al seguro Medicare que retiene al empleado durante un año natural es menor que la cantidad requerida, pero usted declara la cantidad correcta, puede cobrarle al empleado la cantidad de contribución que no le retuvo.

Depósito de la contribución sobre los beneficios marginales. Cuando hayan sido escogidas las fechas de pago de los beneficios marginales que no sean en efectivo y que están sujetos a la contribución, tiene que depositar las contribuciones en el mismo período de depósito en el cual trató a los beneficios marginales como pagados a los empleados. Puede hacer un estimado razonable del valor de los beneficios marginales. Por regla general, el valor de los beneficios marginales que no sean en efectivo proporcionados durante un año natural tiene que ser determinado el, o antes del, 31 de enero del año siguiente.

Puede reclamar un reembolso de los pagos de contribución hechos en exceso o puede optar por que el exceso se le acredite a la próxima planilla de contribución que radique. Si depositó menos de la cantidad requerida, vea Multas relacionadas con los depósitos, en el apartado 11.

Valorización de vehículos proporcionados a los empleados. Si le proporciona a sus empleados un vehículo para propósitos del negocio, puede determinar el valor verdadero de este beneficio marginal para el año entero tomando en consideración el uso comercial del vehículo, o puede considerar el uso total durante el año como personal e incluir el 100% del valor del uso del vehículo en los sueldos y salarios pagados al empleado.

Regla especial en el caso de beneficios marginales proporcionados en noviembre y diciembre. Puede optar por considerar el valor de los beneficios marginales proporcionados a sus empleados durante noviembre y diciembre como pagados en el año siguiente. Sin embargo, esto se aplica únicamente a los beneficios que realmente se provean durante noviembre y diciembre, no a los que se consideran provistos durante esos meses.

Si opta por usar la regla especial, debe notificárselo a los empleados afectados por la misma. Debe entregarle la notificación directamente al empleado entre la última fecha de pago de salarios correspondiente al año natural y (o cerca de) la fecha en que se le entregue al empleado el Formulario 499R-2/W-2PR. Si hace uso de esta regla especial, el empleado también tiene que hacerlo para todo propósito y para el mismo período de tiempo que usted la usa. No puede usar esta regla especial cuando el beneficio es una transferencia de bienes inmuebles o propiedad (tanto tangible como intangible) que se tiene principalmente para propósitos de inversión a su empleado.

6. Propinas

Las propinas que sus empleados reciben están, generalmente, sujetas a la retención de la contribución al seguro social y de la contribución al seguro Medicare. Sus empleados deberán declararle la cantidad de propinas que recibieron, para el día 10 del mes siguiente al mes en que recibieron las propinas. El informe deberá incluir también las propinas que usted pagó a sus empleados mediante los recibos de las tarjetas de crédito de los clientes. El informe deberá incluir las propinas que los empleados recibieron directamente de los clientes y las que recibieron de otros, así como las que recibieron indirectamente (o sea, división y repartición de propinas). Dicho informe no deberá contener las propinas que el empleado haya pagado a otros empleados. No se requiere ningún informe si el total de las propinas recibidas en un mes es inferior a $20. Los empleados pueden usar el Formulario 4070-PR, Informe al Patrono de Propinas Recibidas por el Empleado, u otro similar, para declararle las propinas que reciben durante el mes. Pueden usar también el Formulario 4070A-PR, Registro Diario de Propinas del Empleado. Ambos formularios están incluidos en la Publicación 1244-PR, Registro Diario de Propinas Recibidas por el Empleado e Informe al Patrono, la cual se puede obtener en la oficina del IRS.

El informe deberá ser firmado por el empleado y deberá contener la información siguiente:

El nombre, dirección y SSN del empleado.
El nombre y la dirección del patrono.
El mes o período declarado.
El total de las propinas recibidas durante el mes o período.

Recaudación de las contribuciones sobre las propinas. Deberá retener la contribución al seguro social y la contribución al seguro Medicare correspondientes al total de propinas declaradas por los empleados. También puede retener de los salarios, o de otros fondos que el empleado ponga a su disposición, la cantidad de contribuciones correspondientes a las propinas. No retenga más contribución al seguro social de los salarios y propinas de los empleados cuando el total de los mismos llegue a $106,800 para 2009. Reténgale al empleado la contribución Medicare sobre todos los salarios y propinas de éste durante todo el año.

Usted es responsable de la contribución patronal al seguro social hasta que el total de salario pagado a cada empleado, incluyendo propinas, llegue al máximo establecido ($106,800) para el año. Usted mismo es responsable de pagar la contribución Medicare correspondiente al patrono durante todo el año sobre los salarios y propinas. Radique el Formulario 941-PR (o el Formulario 944-PR) para declarar la retención de contribución sobre propinas.

Regla de disposición. Si no tiene suficientes fondos para retener la contribución sobre las propinas de un empleado para el día 10 del mes siguiente al mes en que recibe el informe de propinas del empleado, usted dejará de ser responsable de la retención de la contribución relacionada con las propinas.

Informe de propinas. Declare propinas y la cantidad de contribuciones al seguro social y al Medicare que no pudo retenerle al empleado en las líneas 22 y 23 del Formulario 499R-2/W-2PR, en las líneas 5b, 5c y 7c del Formulario 941-PR y en las líneas 4b, 4c y 6a del Formulario 944-PR. La tabla que aparece en la página 24 muestra el trato de las propinas para propósitos de la contribución FUTA.

Se le permite establecer un sistema de declaración electrónica de propinas para sus empleados. Vea la sección 31.6053-1(d) de la Reglamentación, en inglés, para más detalles.

7. Contribución al seguro social y al seguro Medicare por trabajo agrícola

Las condiciones que se describen a continuación se aplican solamente en el caso del trabajo agrícola. Son trabajadores agrícolas los empleados que:

Crían o cosechan productos agrícolas u hortícolas en una finca (incluyendo la cría y alimentación de animales);
Realizan labores relacionadas con la operación, administración, preservación, mejora y mantenimiento de su finca y de su equipo, herramientas y servicios relacionados con el trabajo a causa de huracanes;
Manipulan, procesan o empacan productos agrícolas u hortícolas si usted cultiva más de la mitad de estos productos (en caso de un grupo no incorporado de hasta 20 operadores, hay que cultivar estos productos en su totalidad); o
Hacen trabajo para usted relacionado con el desmote de algodón, la producción o procesamiento de aguarrás o productos resinosos o la operación y mantenimiento de instalaciones para la irrigación.

Un copartícipe (aparcero) que trabaja para usted no es su empleado. Sin embargo, el copartícipe podría estar sujeto a la contribución federal sobre el trabajo por cuenta propia. Por lo general, la aparcería es un arreglo por el cual ciertos productos o artículos de comercio se comparten entre el copartícipe y el propietario (o el inquilino o arrendatario) del terreno. Para más detalles, vea la sección 31.3121(b)(16)-1 de la Reglamentación.

El requisito de los $150 o $2,500. Todas las remuneraciones en efectivo que usted paga por trabajo agrícola durante el año están sujetas a las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare si una de las dos condiciones siguientes le corresponde:

Pagó salarios en efectivo de $150 o más a un empleado durante el año (incluya todos los salarios en efectivo pagados a base de tiempo, a destajo o cualquier otra base). El requisito de los $150 o más al año se aplica por separado a cada empleado agrícola que trabaje para usted. Si contrata a una familia de trabajadores, se considera a cada miembro de la familia por separado. No cuente los salarios recibidos por el empleado mientras éste prestaba servicios para otros patronos.
Pagó salarios (tanto en efectivo como en especie) de $2,500 o más durante el año a todos sus empleados por concepto de trabajo agrícola.

Excepciones. El requisito de los $150 y el de los $2,500 no rigen sobre las remuneraciones que le paga a un trabajador agrícola que recibe menos de $150 en concepto de salarios anuales en efectivo y las remuneraciones no están sujetas a las contribuciones del seguro social y del Medicare, aun cuando pague $2,500 o más en ese año a todos sus trabajadores agrícolas si el trabajador agrícola:

Trabaja en agricultura en labores manuales relacionadas con la cosecha.
Recibe paga basada en una tarifa establecida de acuerdo a tareas realizadas en un trabajo a destajo que suele ser pagado de esa manera en la región donde el trabajador está empleado.
Viaja todos los días desde su hogar al sitio de trabajo y
Estuvo empleado en agricultura durante un período de menos de 13 semanas durante el año natural anterior.

Las cantidades que le paga a sus trabajadores temporeros, sin embargo, se toman en cuenta para los efectos del requisito de los $2,500 para determinar si las remuneraciones que paga a los demás trabajadores agrícolas están sujetos a los impuestos del seguro social y del seguro Medicare.

Definición de finca. El término “finca” incluye vaquerías, ganaderías, lecherías, granjas avícolas, huertos frutales, crianza de animales de pieles, huertos de frutos menores, plantaciones, viveros, pastos, invernaderos y otros establecimientos similares usados primordialmente para el cultivo de productos agrícolas u hortícolas.

8. Contribución al seguro social y al seguro Medicare por trabajo doméstico

Para determinar si están sujetos a las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare los salarios por servicios prestados por los trabajadores domésticos en, o alrededor de, su residencia particular (salvo los servicios prestados por los empleados domésticos que trabajan en una residencia particular dentro de una finca operada con fines de lucro), la ley dispone de un requisito especial.

Límite. Para 2009, se impondrán contribuciones sobre los salarios pagados en efectivo (independientemente de cuándo se hayan ganado los salarios) a un empleado doméstico durante el año natural como remuneración por servicios prestados si, durante ese año, le paga al empleado salarios en efectivo de $1,700 o más. Este requisito de los $1,700 en el año se aplica a cada empleado doméstico por separado.

Los salarios pagados a los empleados domésticos menores de 18 años están exentos del pago de las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare, a menos que los servicios prestados constituyan la ocupación principal del empleado.

Por regla general, no están sujetos a las contribuciones al seguro social ni al seguro Medicare los salarios pagados por servicios domésticos prestados en la residencia de usted si éstos son prestados por su madre, su padre, su cónyuge o un hijo menor de 21 años. Sin embargo, están sujetos a la contribución los salarios pagados en efectivo a su madre o su padre por servicios domésticos, cuando usted tiene en su residencia a un hijo menor de 18 años de edad o un hijo que por su condición física o mental requiere que lo cuide un adulto durante por lo menos 4 semanas consecutivas del trimestre. Además, para ser considerado patrono para efectos contributivos, usted tiene que estar dentro de una de las siguientes categorías: (a) ser viudo; (b) ser una persona divorciada que no se ha vuelto a casar; (c) ser casado y su cónyuge, debido a su condición física o mental, es incapaz de cuidar al hijo durante por lo menos cuatro semanas consecutivas del trimestre.

El cálculo de la contribución se hace solamente sobre los salarios pagados en efectivo a trabajadores domésticos que satisfacen el requisito de los $1,700 al año. Un pago por medio de cheque, giro, etc., está sujeto a la contribución de la misma manera que un pago en efectivo. El valor de artículos (que no sean en efectivo), tales como comidas, hospedaje, ropas, etc., suministrados a un trabajador doméstico no está sujeto a la contribución al seguro social ni a la contribución al seguro Medicare.

Puede declarar los salarios que haya pagado a sus empleados domésticos de cualquiera de las maneras siguientes:

Con los salarios de los demás empleados en el Formulario 941-PR o 944-PR (o en el Formulario 943-PR); o
En el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), Contribuciones Sobre el Empleo de Empleados Domésticos. Este formulario viene adjunto al Formulario 1040-PR. Si no tiene que radicar el Formulario 1040-PR, puede entonces radicar el Anexo H-PR por separado.

Si radica el Formulario 941-PR o 944-PR (o el Formulario 943-PR) para declarar los salarios y contribuciones de sus empleados domésticos, podría estar obligado a incluir las contribuciones al determinar las reglas de depósito o al hacer algún depósito. Si radica el Anexo H-PR, no incluya dichas contribuciones al determinar los requisitos de depósito o al hacer depósitos de contribución, tal como se explica en el Formulario 1040-ES (PR), Contribuciones Federales Estimadas del Trabajo por Cuenta Propia y sobre el Empleo de Empleados Domésticos — Puerto Rico. Vea las instrucciones del Anexo H-PR para más información sobre los empleados domésticos. Vea el apartado 11 para información sobre las reglas de depósito.

La Ley Federal de Contribución para el Desempleo cubre a los empleados domésticos que prestan servicios en una residencia privada, en un club universitario o en una fraternidad o hermandad femenina (sororidad). Están sujetos a la contribución para el desempleo todos los patronos que pagaron $1,000 o más por dichos servicios en algún trimestre del año corriente o anterior. Si usted pagó $1,000 o más por servicios domésticos en algún trimestre de 2008 o 2009, deberá radicar el Formulario 940-PR para el 31 de enero de 2010 o para el 10 de febrero si efectuó a tiempo los depósitos de la contribución FUTA.

Si usa el Anexo H-PR para declarar la contribución FUTA sobre el ingreso de sus empleados domésticos, no tiene que radicar el Formulario 940-PR por separado para declarar la contribución FUTA. Puede calcular la contribución en el Anexo H-PR. Para más información sobre la contribución FUTA, vea los apartados 9 y 10. Si paga una cantidad determinada de contribuciones al seguro social o al seguro Medicare correspondiente al empleado, en vez de deducirla de los salarios de éste, tiene que incluir estos pagos en los salarios del empleado. Sin embargo, este aumento de salario debido a los pagos de contribuciones del empleado no está sujeto a las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare como se explica en el apartado 9.

9. Cálculo de las contribuciones al seguro social, al seguro Medicare y al FUTA

Contribuciones al seguro social. Para las remuneraciones pagadas durante 2009, la tasa de la contribución al seguro social es el 6.2% y la tasa de la contribución al seguro Medicare es el 1.45%, tanto para los patronos como para los empleados. Multiplique cada pago de salarios por dichos porcentajes para obtener la contribución adeudada a ser retenida en la fuente de los empleados. Por ejemplo, la contribución al seguro social sobre un pago de salarios de $355 será $22.01 ($355 x 0.062), tanto para usted como para el empleado. La contribución al seguro Medicare será $5.15 ($355 x 0.0145), tanto para usted como para el empleado. Los patronos aportan cantidades paralelas a esas cantidades y declaran ambas cantidades (las del empleado y del patrono) en el Formulario 941-PR, el Formulario 944-PR o en el Formulario 943-PR (trabajo agrícola). Vea el apartado 6 para encontrar información sobre las propinas.

Deducción de la contribución. Deduzca la contribución correspondiente al empleado de cada pago de salario. Si no está seguro de que las remuneraciones que paga a un trabajador agrícola durante el año van a estar sujetas a contribución, puede optar por deducir la contribución al pagar los salarios o esperar hasta que se reúnan los requisitos de los $150 o de los $2,500, explicados en el apartado 7.

Contribución pagada por el patrono correspondiente al empleado. Si paga la porción de las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare correspondiente al empleado sin deducirla del salario del empleado, deberá incluir la cantidad pagada en las remuneraciones del empleado. Este aumento a los salarios del empleado por los pagos de las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare de éste está también sujeto a las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare. A su vez, aumenta la cantidad de las contribuciones adicionales que usted tenga que pagar. Vea la Publicación 15-A, en inglés, para más detalles.

Patronos domésticos y agrícolas. La explicación anterior no se aplica a los patronos de trabajadores agrícolas o domésticos. Si paga las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare de parte de un empleado, hay que incluir estos pagos en los salarios del empleado. Sin embargo, este aumento de salario debido a los pagos de contribuciones del empleado no está sujeto a las contribuciones al seguro social ni al seguro Medicare como se ha explicado anteriormente en este apartado. Vea la Publicación 15-A, en inglés, para más información.

Pagos de compensación por enfermedad. El pago de las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare constituye la mayoría de los pagos de compensación por enfermedad, incluyendo los pagos efectuados por terceros tal como las compañías de seguros. Para más información sobre la compensación por enfermedad, vea este tema en el apartado 5 u obtenga la Publicación 15-A, en inglés.

Contribución federal para el desempleo (contribución FUTA). En 2009 la contribución federal para el desempleo (contribución FUTA) sigue siendo el 6.2% de los primeros $7,000 de salarios, jornales, etc., pagados a cada empleado por usted durante el año natural. Sin embargo, usted (el patrono) puede tomar un crédito (hasta cierto límite) por las contribuciones pagadas al Negociado de Seguridad de Empleo por concepto de la contribución para el desempleo de Puerto Rico. El importe del crédito al que usted tiene derecho a reclamar no puede exceder del 5.4% de los salarios, jornales, etc., que haya pagado. La contribución FUTA la paga usted sin descontarla de los salarios, jornales, etc., del empleado.

10. Pagos y depósitos de la contribución federal para el desempleo (la contribución FUTA)

La Ley de la Contribución al Fondo Federal para el Desempleo (FUTA), junto con los sistemas estatales para el desempleo, proporciona pagos de compensación por desempleo a los trabajadores que han perdido sus empleos. La mayoría de los patronos efectúan pagos de compensación por desempleo tanto federal como estatal. El patrono sólo paga la contribución FUTA; no se retiene de la paga del empleado. Vea las Instrucciones para el Formulario 940-PR, para más detalles.

Deberá radicar el Formulario 940-PR si está sujeto a la contribución FUTA debido a uno de los requisitos siguientes.

Por lo general. Usted está sujeto a la contribución FUTA de 2009 por los sueldos que paga a sus empleados que no sean trabajadores agrícolas ni empleados domésticos si:

Pagó sueldos de $1,500 o más en algún trimestre natural de los años 2008 ó 2009, o
Tuvo uno o más empleados durante por lo menos parte de un día durante cualesquier 20 semanas distintas en 2008 o durante cualesquier 20 semanas distintas de 2009.

Empleados domésticos. Usted está sujeto a la contribución FUTA únicamente si pagó sueldos en efectivo de $1,000 o más en algún trimestre calendario de 2008 ó 2009 a todos sus empleados domésticos.

Trabajadores agrícolas. Usted está sujeto a la contribución FUTA en 2009 por los sueldos que paga a sus trabajadores agrícolas si:

Les pagó sueldos en efectivo de $20,000 o más por trabajo agrícola en algún trimestre natural durante 2008 ó 2009, o
Empleó a 10 o más empleados agrícolas durante por lo menos parte de un día (no importa si tales empleados trabajaban para usted todos a la misma vez) durante cualesquier 20 semanas distintas de 2008 o durante cualesquier 20 semanas distintas de 2009.

Para determinar si reúne alguna de las dos condiciones descritas anteriormente, usted deberá contar los sueldos pagados a extranjeros admitidos en Puerto Rico temporalmente para desempeñar labores agrícolas (trabajadores “con Visa H-2(A)”). Sin embargo, los salarios pagados a dichos “trabajadores con Visa H-2(A)” están exentos de la contribución FUTA.

En la mayoría de los casos, los trabajadores agrícolas que son provistos por un líder de cuadrilla se consideran empleados del operador de dicha finca para propósitos de la contribución FUTA. Sin embargo, éste no sería el caso si el líder de cuadrilla no es empleado del operador de la finca y alguna de las condiciones siguientes corresponde:

El líder de cuadrilla está registrado bajo el Migrant and Seasonal Agricultural Worker Protection Act (Ley de Protección de Trabajadores Agrícolas Migrantes y Temporeros).
Casi todos los trabajadores agrícolas provistos por el líder de cuadrilla guían (operan) o proporcionan servicios de mantenimiento a tractores, maquinaria de cosecha o de fumigación aérea u otro tipo de maquinaria provistos por el líder de cuadrilla.

Si alguna de las dos condiciones corresponde, los trabajadores agrícolas, por lo general, son empleados del líder de cuadrilla.

Tasa de la contribución FUTA. La tasa de la contribución FUTA para 2008 y 2009 es el 6.2% de los primeros $7,000 de salarios que usted pagó a cada empleado durante el año natural. El patrono es el único que paga esta contribución. No la deduzca de los sueldos de los empleados. Por lo general, usted podría reclamar un crédito por la contribución FUTA por los pagos hechos al fondo para el desempleo de Puerto Rico. Entonces, su tasa de contribución real suele ser el 0.8% (6.2% − 5.4%) para 2009. Sin embargo, su crédito será reducido si para la fecha de vencimiento para radicar el Formulario 940-PR usted no pagó la contribución al fondo para el desempleo de Puerto Rico tal como se le requiere. Este crédito no podrá superar el 5.4% de los sueldos sujetos a la contribución FUTA.

Si reclama el crédito especial para patronos sucesores, vea la explicación sobre este tema en el apartado 12. Formulario 940-PR. Para el 2 de febrero de 2009, radique el Formulario 940-PR. Si hizo los depósitos de la contribución FUTA adeudada, a tiempo y en su totalidad por el año, tendrá hasta el 10 de febrero de 2009 para radicar el formulario.

Una vez radicado el Formulario 940-PR, el IRS le enviará un formulario con la dirección impresa al final de cada año natural. Si no lo recibe, solicítelo en su oficina local del IRS con suficiente tiempo para radicarlo cuando tenga que hacerlo.

Depósitos. Si no hace depósitos electrónicos mediante el sistema EFTPS, deposite la contribución FUTA en un banco u otra institución financiera autorizada para recibir depósitos. Envíe el cupón de depósitos (Formulario 8109) con cada pago.

Compute la cantidad de contribución FUTA trimestralmente. Para 2009, multiplique por 0.008 (0.8%) la cantidad de salarios que usted pagó durante el trimestre a los empleados que no hayan recibido más de $7,000 en salarios para el año natural. No siga depositando la contribución FUTA sobre los salarios de un empleado cuando los mismos exceden de $7,000 durante el año natural. Si parte de los primeros $7,000 pagados a los empleados está exenta de la contribución al fondo para el desempleo de Puerto Rico, usted podría estar obligado a depositar una cantidad en exceso, a la tasa del 0.008. Si el resultado (más toda cantidad no depositada de algún trimestre anterior durante el año) es más de $500, deposítelo para el último día del primer mes después del fin del trimestre en cuestión. Si el resultado es de $500 o menos, añádalo a la contribución FUTA que deba para el próximo trimestre y no lo deposite. Haga el mismo cómputo para cada uno de los primeros 3 trimestres del año.

Si la contribución FUTA que se debe declarar en el Formulario 940-PR, menos las cantidades depositadas para los primeros 3 trimestres, es más de $500, deposite la contribución a más tardar el 2 de febrero de 2009. Si el resultado es de $500 o menos, usted podría depositar la contribución o pagarla con el Formulario 940-PR a más tardar el 2 de febrero de 2009.

Si hizo todos los depósitos para el año en su totalidad y a su debido tiempo, podrá entonces radicar el Formulario 940-PR a más tardar el 10 de febrero.

11. Depósito de las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare

Debe depositar las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare si el total de su obligación contributiva (la línea 8 del Formulario 941-PR, la línea 7 del Formulario 944-PR o la línea 9 del Formulario 943-PR) es de $2,500 o más para el período contributivo de la planilla. Vea las Instrucciones para el Formulario 944-PR para conocer las reglas especiales de depósito para el Formulario 944-PR. Puede hacer los depósitos por vía electrónica usando el sistema EFTPS o en papel usando el Formulario 8109. Dichos métodos serán explicados en Cómo hacer los depósitos, en la página 14.

Cuándo se puede pagar al radicar la planilla. Usted puede incluir un pago de contribución al radicar el Formulario 941-PR, el Formulario 944-PR o el Formulario 943-PR, en vez de tener que depositar la contribución, si:

Se le acumulan menos de $2,500 por concepto de obligación contributiva durante el período que abarca la planilla (la línea 8 del Formulario 941-PR, la línea 7 del Formulario 944-PR o la línea 9 del Formulario 943-PR) y se paga esta deuda al radicar la planilla oportunamente. Sin embargo, si tiene alguna duda sobre la cantidad de obligación contributiva que se va a acumular, puede pagar el adeudo junto con la planilla aunque esté obligado a hacer depósitos de contribución según los requisitos explicados en este apartado para evitar multas o penalidades por no depositar o
Es un depositante de itinerario mensual y efectuará un pago según la Regla de la exactitud de los depósitos, en la página 13. Dicho pago podrá ser de $2,500 o más.

Los patronos a quienes se les ha indicado que deben radicar el Formulario 944-PR pueden pagar su obligación contributiva que vence para el cuarto trimestre junto con su planilla si su obligación contributiva para el cuarto trimestre es inferior a $2,500 y la pagan junto con una planilla radicada oportunamente. Para evitar multas por no depositar sobre los depósitos del primer, segundo y tercer trimestre, los patronos, de acuerdo con las reglas para los depósitos, deben haber depositado toda obligación contributiva que venza en esos trimestres.

Sólo los depositantes de itinerario mensual pueden hacer este tipo de pago al radicar su planilla de contribución. Los depositantes de itinerario bisemanal tienen que depositar a tiempo la cantidad requerida. Vea Regla de la exactitud de los depósitos y Cómo hacer los depósitos, más adelante en este apartado.

Cuándo se deben hacer los depósitos. Según las reglas explicadas más adelante, la única diferencia entre los requisitos de depósito para los trabajadores agrícolas y para los trabajadores no agrícolas es el período retroactivo. Por lo tanto, ambos tipos de trabajadores se tratarán de igual manera, a menos que se indique lo contrario.

Dependiendo del total de las contribuciones que declare durante un período retroactivo (explicado más adelante), se le considerará depositante de itinerario mensual o depositante de itinerario bisemanal.

Los términos “depositante de itinerario mensual” y “depositante de itinerario bisemanal” no se refieren a la frecuencia con la que usted les paga a sus empleados, ni cuán seguido a usted se le requiere hacer depósitos. Los términos identifican al grupo de reglas que usted debe seguir cuando surge una contribución por pagar (por ejemplo, cuando es día de pago).

Usted tendrá que determinar su horario (o itinerario) de depósitos para un año natural (calendario) basado en el total de las contribuciones por razón del empleo declaradas en la línea 8 del Formulario 941-PR o la línea 9 del Formulario 943-PR de su “período retroactivo” (véase a continuación). Determine su horario de depósitos para el Formulario 943-PR independientemente del horario de depósitos para el Formulario 941-PR.

Período retroactivo para patronos de empleados no agrícolas. El período retroactivo del Formulario 941-PR consiste en los 4 trimestres que comienzan el 1º de julio del segundo año precedente (año antepasado) y terminan el 30 de junio del año anterior (año pasado). Estos cuatro trimestres son su período retroactivo aun en el caso en que usted no haya declarado contribuciones en ninguno de los trimestres de dicho período retroactivo. En el caso del año 2009, el período retroactivo comienza el 1 de julio de 2007 (año antepasado) y termina el 30 de junio de 2008 (año pasado).

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Período Retroactivo para el Año Calendario 2009

El período retroactivo para el Formulario 944-PR es el segundo año natural anterior al año natural en curso. Por ejemplo, el período retroactivo para el año natural 2009 es el año 2007. Además, para los patronos que radicaron el Formulario 944-PR para 2008 y que radicarán el Formulario 941-PR para 2009, el período retroactivo para 2009 es el segundo año natural anterior al año natural en curso, o sea, 2007.

Período retroactivo para patronos de empleados agrícolas. El período retroactivo para los patronos agrícolas que depositan las contribuciones declaradas en el Formulario 943-PR es el segundo año que precede al año natural actual. Por ejemplo, el período retroactivo para 2009 es el año natural de 2007.

Ajustes a las contribuciones del período retroactivo. Para determinar la contribución correspondiente a toda planilla del período retroactivo, use solamente la contribución que usted declaró en la planilla original (Formulario 941-PR o 943-PR). No incluya los ajustes hechos en los Formularios 941-X (PR), 944-X (PR) o 943-X (PR).

Ejemplo. El patrono S declaró originalmente un total de $45,000 de contribución durante el período retroactivo. El patrono S se dio cuenta enero de 2009 de que la contribución en uno de los trimestres del período retroactivo era $10,000 más de lo que había declarado originalmente, por lo cual el error fue corregido mediante un ajuste en el Formulario 941-X (PR) del primer trimestre de 2009 o en el Formulario 943-X (PR) de 2009. El patrono S es un depositante de itinerario mensual para 2009 porque la obligación contributiva para el período retroactivo se basa en las cantidades declaradas originalmente; en este caso, eran menos de $50,000.

Período de depósito. La expresión “período de depósito” se refiere al período durante el cual se acumulan las obligaciones contributivas para cada fecha en la que se le obliga a hacer un depósito de contribución. Para los depositantes de itinerario mensual, el período de depósito es un mes natural. Los períodos de depósito para los depositantes de itinerario bisemanal son de miércoles a viernes y de sábado a martes.

Regla de depósito de itinerario mensual. Si el total de su contribución declarado en el período retroactivo asciende a $50,000 o menos, usted es depositante de itinerario mensual durante el año natural actual. Deberá depositar las contribuciones al seguro social y al Medicare sobre los pagos de salario a más tardar el día 15 del mes siguiente.

Si el Servicio de Rentas Internas le notificó que debe radicar el Formulario 944-PR para 2009, usted es depositante de itinerario mensual para 2009 a menos que le corresponda la Regla de depositar $100,000 el próximo día, más adelante.

Patronos nuevos. Durante el primer año natural del comienzo o adquisición de su negocio, sus contribuciones para el período retroactivo se consideran cero ($-0-). Por lo tanto, usted es depositante de itinerario mensual durante el primer año natural de su negocio (sin embargo, vea la excepción que se aplica bajo la Regla de depositar $100,000 el próximo día, más adelante).

Reglas para los depositantes de itinerario bisemanal. Si el total de sus contribuciones declarado correspondiente al período retroactivo asciende a más de $50,000, usted es depositante de itinerario bisemanal durante el año natural actual. Si es depositante de itinerario bisemanal deberá depositar las contribuciones los miércoles y/o los viernes, dependiendo del día de la semana en que pague la nómina, tal como se explica a continuación:

Días de pago/Período
de depósito:	Deposite el:
Miércoles, jueves y/o viernes	Miércoles siguiente
Sábado, domingo, lunes y/o martes	Viernes siguiente

No se les requiere, por lo general, depositar dos veces por semana a los depositantes de itinerario bisemanal si sus pagos se efectúan en el mismo período bisemanal a menos que la Regla de depositar $100,000 el próximo día, más adelante, les corresponda. Por ejemplo, si usted hizo un pago el miércoles y el viernes e incurrió en contribuciones de $10,000 por cada fecha de pago, deposite los $20,000 el siguiente miércoles. Si no hizo ningún pago adicional durante el período de sábado a martes, no habrá depósito que venza el viernes.

Período de depósito de itinerario bisemanal que abarca 2 trimestres. Si usted paga salarios en más de una fecha de pago durante el mismo período bisemanal y las fechas de pago caen en trimestres distintos del calendario, tendrá que efectuar depósitos por separado de las contribuciones adeudadas en esas fechas.

Ejemplo.

Si paga salarios el día miércoles 30 de septiembre de 2009 (tercer trimestre) y paga salarios también el día viernes 2 de octubre de 2009 (cuarto trimestre), tendrá que hacer dos depósitos de contribución por separado aunque las fechas de pago caen dentro del mismo período bisemanal. Tendrá que hacer ambos depósitos a más tardar el día miércoles 7 de octobre de 2009 (tres días bancarios después del fin del período de depósito de itinerario bisemanal).

Ejemplo de las reglas de depósito de itinerario mensual y bisemanal para patronos de empleados no agrícolas. El patrono A declaró contribuciones en el Formulario 941-PR de la manera siguiente:

2008 — Período Retroactivo
3er. trim. 2006	$12,000
4to. trim. 2006	$12,000
1er. trim. 2007	$12,000
2do. trim. 2007	$12,000
	$48,000
2009 — Período Retroactivo
3er. trim. 2007	$12,000
4to. trim. 2007	$12,000
1er. trim. 2008	$12,000
2do. trim. 2008	$15,000
	$51,000

El patrono A es depositante de itinerario mensual durante 2008 porque sus contribuciones durante los 4 trimestres de su período retroactivo ($48,000 desde el tercer trimestre de 2006 hasta el segundo trimestre de 2007) no fueron en exceso de $50,000. Sin embargo, en 2009 el patrono A será depositante de itinerario bisemanal porque el total de sus contribuciones durante los 4 trimestres de su período retroactivo ($51,000 desde el tercer trimestre de 2007 hasta el segundo trimestre de 2008) excedieron de $50,000.

Ejemplo de las reglas de depósito de itinerario mensual y bisemanal para patronos de empleados agrícolas. El patrono A declaró contribuciones de $48,000 en su Formulario 943-PR (línea 9) para 2006. Declaró otros $60,000 por concepto de contribuciones en su Formulario 943-PR (línea 9) para 2007.

El patrono A es depositante de itinerario mensual durante 2008 porque sus contribuciones durante el período retroactivo ($48,000 durante el año natural 2006) no excedieron de $50,000. Sin embargo, en 2009 el patrono A será depositante de itinerario bisemanal porque el total de sus contribuciones para el período retroactivo ($60,000 durante el año natural 2007) excedieron de $50,000.

Patronos de empleados agrícolas nuevos. Los patronos de empleados agrícolas nuevos que radican un Formulario 943-PR son depositantes de itinerario mensual para el primer y segundo años naturales de sus negocios, ya que sus contribuciones durante el período retroactivo (es decir, 2 años) se consideran cero. No obstante, vea Regla de depositar $100,000 el próximo día, más adelante.

Depósitos en días bancarios solamente. Si la fecha de vencimiento para hacer un depósito cae en un día que no es un día bancario, se considerará que el depósito se hace a tiempo si el mismo se efectúa para la hora de cierre del próximo día bancario. Además de los días festivos federales y estatales, los sábados y domingos se tratan como días no bancarios. Por ejemplo, si se requiere que un depósito se haga un viernes, pero el viernes no es un día bancario, se considerará que el depósito se hace a tiempo si el mismo se efectúa el próximo lunes (si el mismo es un día bancario).

Los depositantes de itinerario bisemanal siempre tendrán al menos 3 días bancarios para depositar las contribuciones. Esto es, si cualquiera de los 3 días de la semana siguientes al día en que terminó el período bisemanal es un día de fiesta en el cual los bancos cierran, usted tendrá un día bancario adicional para depositar las contribuciones. Por ejemplo, si un depositante de itinerario bisemanal acumuló contribuciones correspondientes a pagos hechos un viernes y el lunes siguiente no es un día bancario, el depósito que normalmente deberá hacer el miércoles lo podrá hacer el jueves (permitiendo un día bancario para hacer el depósito).

Aplicación de los itinerarios mensuales y bisemanales. Los ejemplos que siguen ilustran los procedimientos para determinar la fecha de depósito según los dos itinerarios de depósito distintos.

Ejemplo de itinerario mensual. El patrono G contrata a empleados estacionales y, además, sigue un itinerario mensual para hacer sus depósitos de contribución. Paga salarios y sueldos todos los viernes. Durante enero de 2009, pagó salarios pero no pagó nada durante febrero. El patrono G deberá depositar todas las contribuciones combinadas que hizo en enero a más tardar el 15 de febrero. El patrono G no está obligado a hacer ningún depósito para febrero (por ejemplo, que vencería el 15 de marzo), ya que no pagó salarios en ese mes y, por lo tanto, no contrajo ninguna obligación contributiva para ese mes.

Ejemplo de itinerario bisemanal. El patrono B deposita contribuciones según un itinerario bisemanal y paga sueldos y salarios el último día del mes. El patrono B depositará únicamente una vez al mes ya que paga salarios una vez al mes, pero dicho depósito se hará según el itinerario bisemanal. La obligación contributiva para el día de pago del 27 de febrero (viernes) de 2009 del patrono B tiene que ser depositada a más tardar el 4 de marzo (miércoles) de 2009.

Regla de depositar $100,000 el próximo día. Si usted acumula contribuciones ascendentes a $100,000 o más en algún día durante un período de depósito, tendrá que hacer un depósito de la cantidad para la hora de cierre del próximo día bancario, sea usted un depositante de itinerario mensual o bisemanal.

Para propósitos de la regla de los $100,000, no siga acumulando contribuciones después de que termine un período de depósito. Por ejemplo, si un depositante de itinerario bisemanal acumuló contribuciones ascendentes a $95,000 el martes y $10,000 el miércoles, la regla de depositar $100,000 el próximo día no corresponde porque los $10,000 fueron acumulados en el período de depósito siguiente. Por lo tanto, $95,000 deberán ser depositados para el viernes y $10,000 deberán ser depositados para el miércoles siguiente.

Sin embargo, una vez que haya acumulado por lo menos $100,000 en un día de depósito, no retenga contribuciones a partir del final del día en que eso ocurra y comience de nuevo a acumularlas al día siguiente. Por ejemplo, el patrono C es depositante de itinerario bisemanal. El lunes, el patrono C acumula contribuciones ascendentes a $110,000 y tiene que depositar el martes, que es el próximo día bancario. El martes, el patrono C acumula $30,000 adicionales de contribuciones. Debido a que los $30,000 no se añaden a los $110,000 anteriores y son menos de $100,000, el patrono C deberá depositar los $30,000 para el viernes (siguiendo la regla normal de depósito de itinerario bisemanal).

Si usted es depositante de itinerario mensual y acumula una obligación tributaria de $100,000 en algún día durante el mes, se convierte inmediatamente en depositante de itinerario bisemanal durante el resto del año natural y, además, durante el año natural siguiente.

Ejemplo. El patrono B comenzó un negocio el 1º de mayo de 2009. Debido a que es un patrono nuevo, las contribuciones correspondientes al período retroactivo se consideran cero ($-0-), por lo tanto el patrono B es depositante de itinerario mensual. El 12 de mayo, el patrono B pagó salarios por primera vez y acumuló $60,000 en contribuciones. El 15 de mayo (viernes), el patrono B pagó salarios y acumuló $50,000 en contribuciones, para un total de $110,000. Debido a que acumuló $110,000 el 15 de mayo, el patrono B deberá depositar los $110,000 el día 18 de mayo (lunes) que es el próximo día bancario.

Regla de la exactitud de los depósitos. Usted está obligado a depositar el 100% de su obligación contributiva a más tardar en la fecha de vencimiento para hacer los depósitos. Sin embargo, no le corresponderá ninguna multa o penalidad por no haber depositado el 100% de la contribución si usted satisface las condiciones siguientes:

Cualquier depósito insuficiente no excede de la cantidad mayor entre $100 o el 2% de las contribuciones que de otra manera deben depositarse y
La cantidad depositada de menos se paga o se deposita para la fecha compensatoria de la manera siguiente:

Fecha compensatoria para una cantidad depositada de menos:

Depositante de itinerario mensual. Deposite o remita la cantidad depositada de menos a más tardar en la fecha de vencimiento para radicar el Formulario 941-PR (o Formulario 944-PR o Formulario 943-PR), del período en que ocurrió el pago de menos. Usted puede pagar esa cantidad al radicar la planilla aunque la misma sea de $2,500 o más.
Depositante de itinerario bisemanal. Deposite el día que ocurra primero entre:
1. El primer miércoles o el primer viernes que coincide con el día 15, o después del día 15, del mes siguiente al mes en el cual ocurrió el pago de menos de la contribución o
2. La fecha de vencimiento para radicar su planilla de contribución del período durante el cual ocurrió el pago de menos.

Por ejemplo, si un depositante de itinerario bisemanal que radica el Formulario 941-PR tiene una cantidad depositada de menos durante junio de 2009, la fecha para ajustar esta cantidad pagada de menos es el 15 de julio de 2009 (miércoles). Sin embargo, si se depositó de menos el 7 de octubre (miércoles), correspondiente a la fecha de pago del 30 de septiembre (viernes), la fecha de vencimiento para radicar la planilla (2 de noviembre de 2009) ocurre antes de la fecha compensatoria para la cantidad pagada de menos (miércoles 18 de noviembre). En este caso, hay que depositar la cantidad depositada de menos a más tardar el 2 de noviembre.

Patronos que tienen empleados tanto agrícolas como no agrícolas. Si emplea a trabajadores tanto agrícolas como no agrícolas, usted tiene que considerar las contribuciones por razón del empleo de los trabajadores agrícolas (Formulario 943-PR) distintamente de las contribuciones por razón del empleo de los trabajadores no agrícolas (Formulario 941-PR o Formulario 944-PR). No se combinan las contribuciones declaradas en el Formulario 943-PR con las declaradas en el Formulario 941-PR o Formulario 944-PR para propósitos de aplicar cualquiera de las reglas de depósito.

Si hay que hacer algún depósito, deposite las contribuciones del Formulario 941-PR (o Formulario 944-PR) y las contribuciones del Formulario 943-PR por separado, tal como se explica más adelante.

Cómo hacer los depósitos

Se detallan a continuación los dos métodos para depositar las contribuciones por razón del empleo. Vea Cuándo se puede pagar al radicar la planilla, anteriormente, para leer las excepciones que explican cuándo se permite pagar las contribuciones al radicar la planilla de contribución en lugar de depositarlas.

Depósitos por medios electrónicos (sistema EFTPS). Mediante el sistema EFTPS, usted tiene que hacer depósitos electrónicos de todas las obligaciones contributivas por depositar (tales como las contribuciones por razón del empleo, sobre los artículos de uso y consumo o la contribución federal sobre el ingreso correspondiente a corporaciones) que surjan durante 2009, si:

El total de sus contribuciones durante 2007 excedió de $200,000 o
Estuvo obligado a usar el sistema EFTPS en 2008.

Si se le obliga a hacer sus depósitos mediante el sistema EFTPS y no lo hace, usted podría estar sujeto a una multa del 10% por no depositar. El sistema EFTPS es un servicio gratuito ofrecido por el Departamento del Tesoro. Si no tiene que hacer depósitos electrónicos mediante el sistema EFTPS, puede hacerlos voluntariamente. Para tener acceso al sistema EFTPS o para obtener más información, llame al 1-800-555-4477. También puede visitar el sitio del sistema EFTPS en Internet en el
www.eftps.gov.

Cuando usted recibe su EIN. Los nuevos patronos que tienen una obligación contributiva federal serán preinscritos en el sistema EFTPS. Llame al número telefónico sin cobro que se encuentra en su Employer Identification Number (EIN) Package (Juego de formularios para el número de identificación patronal (EIN)), en inglés, para activar su inscripción y comenzar a hacer sus depósitos de los pagos de la contribución. Asegúrese de informarle a su preparador de nómina sobre su inscripción en el sistema EFTPS. Considere el uso del EFTPS para hacer electrónicamente los demás pagos de contribución.

Depósitos hechos a tiempo. Para que los depósitos hechos mediante el sistema EFTPS lleguen a su debido tiempo, debe iniciar el trámite al menos un día laborable antes de la fecha de vencimiento para hacer tales depósitos.

Registro de depósitos. Para sus registros, se le proveerá con cada pago realizado un número de seguimiento de la transferencia electrónica de fondos (conocido por sus siglas en inglés, EFT). El número puede ser utilizado como recibo o para dar seguimiento al pago.

Cómo depositar con cupones para depósitos de la contribución federal (FTD). Use el Formulario 8109, Federal Tax Deposit Coupon (Cupón para depósito de la contribución federal), para hacer depósitos de contribuciones en una institución financiera autorizada.

Para patronos nuevos, si desea recibir un talonario de cupones para hacer los depósitos, llame al 1-800-829-4933. Permita 5 ó 6 semanas para su entrega. Considere inscribirse ahora en el sistema EFTPS (vea Cuando usted recibe su EIN, anteriormente) porque a usted se le podría requerir hacer depósitos antes de que lleguen sus cupones FTD. El IRS prestará atención al número de cupones que usted usa y automáticamente le enviará cupones adicionales para que los tenga cuando los necesite. Si no recibe cupones adicionales, póngase en contacto con la oficina del IRS en Guaynabo o llame al 1-800-829-4933. Puede recibir los cupones en una sucursal de su negocio, en la oficina de su preparador de planillas de contribuciones o en la empresa de servicios que se dedique a hacer sus depósitos, escribiendo la dirección de cualquiera de éstos en el Formulario 8109-C, FTD Address Change (Cambio de dirección para el FTD), en inglés, el cual encontrará en el talonario de cupones. (Al radicar el Formulario 8109-C no cambiaremos su dirección en nuestros registros; el cambio sólo lo haremos a la dirección a la cual enviaremos los cupones de depósito). Los cupones FTD tendrán impresos su nombre, dirección y EIN. Los mismos tienen espacios para que usted indique el período contributivo al que corresponde el depósito.

Es de suma importancia que marque claramente en cada cupón la clase correcta de contribución que está depositando y el período contributivo al que corresponde. Esta información es usada por el IRS para acreditar el depósito a su cuenta.

Si tiene sucursales que hacen depósitos de contribuciones, entrégueles los cupones de depósito e instrucciones completas para que puedan hacer los depósitos a su debido tiempo.

Use solamente los cupones de depósito suyos. Si usa los cupones de otro contribuyente podría estar sujeto a una multa por no depositar. Esto es así porque su cuenta aparecerá con un pago de menos, por la cantidad del depósito que fue acreditada al otro contribuyente. Para más detalles, vea la sección titulada Multas relacionadas con los depósitos, más adelante.

Cómo depositar usando cupones FTD. Envíe o entregue cada cupón de depósito, junto con un pago por la cantidad de contribución, a una depositaría autorizada. Una depositaría autorizada es una institución financiera (por ejemplo, un banco comercial) que está autorizada a recibir depósitos de contribución federal. Siga las instrucciones en el talonario de cupones para depósitos. Haga su cheque o giro a la orden de la depositaría donde usted hace los depósitos. Para asegurar que su depósito sea acreditado correctamente a su cuenta, escriba en el cheque o giro su EIN, la clase de contribución (por ejemplo, Formulario 941-PR) y el período contributivo al que corresponde el depósito.

Las depositarías autorizadas a recibir depósitos de contribuciones deberán aceptar dinero en efectivo o un giro postal, un cheque o una libranza (tal como un cheque de gerente) a la orden de la depositaría. Usted puede depositar contribuciones con un cheque girado contra otra institución financiera solamente si la depositaría en la cual va a depositar las contribuciones acepta esa forma de pago. Asegúrese de depositar la contribución en una institución financiera autorizada a recibir depósitos de contribuciones federales. Los depósitos hechos en una institución financiera no autorizada a recibir depósitos de contribuciones podrían estar sujetos a una multa por no depositar la contribución.

Si así lo prefiere, puede enviar su pago y cupón de depósito al: Financial Agent, Federal Tax Deposit Processing, P.O. Box 970030, St. Louis, MO 63197. Haga su cheque o giro pagadero a “Financial Agent” (Agente Financiero).

El agente financiero no puede procesar cheques extranjeros. Si usted envía un cheque girado en un banco extranjero para los depósitos de contribuciones federales, por lo general usted estará sujeto a una multa de depósito y recibirá por correo una notificación de saldo adeudado. Un banco extranjero es una institución financiera que no está incorporada bajo las leyes de los Estados Unidos, ni de ningún estado de los EE.UU., territorio o estado libre asociado con los EE.UU. o el Distrito de Columbia.

Usted puede inscribirse en el Electronic Federal Tax Payment System (Sistema electrónico de pagos de la contribución federal o EFTPS, por sus siglas en inglés), que le permitirá hacer pagos electrónicos sin ningún cargo a usted. Las instrucciones para inscribirse están disponibles en el sitio web www.eftps.gov.

Usted también puede hacer pagos por giro por medio del EFTPS, sin estar inscrito. Un pago puede ser iniciado por su institución financiera el mismo día y puede ser utilizado por los negocios para hacer pagos de contribuciones por medio del EFTPS . Consulte con su institución financiera sobre la disponibilidad, plazo de entrega y el costo. Generalmente su banco le cobrará una tarifa por hacer el pago de esta manera.

Depósitos hechos a tiempo. El IRS determina si los depósitos están hechos a tiempo usando la fecha en que los mismos son recibidos por una institución financiera autorizada. Para que un depósito se considere hecho a tiempo, los fondos que cubren el mismo deberán estar a la disposición de la depositaría el día en que vence el plazo para depositar, antes de la hora de cierre de las operaciones del día de la depositaría. Sin embargo, un depósito que recibe una depositaría autorizada después de que haya vencido la fecha para hacer el depósito se considerará hecho a su debido tiempo si el contribuyente establece que lo envió por correo dentro de los EE.UU. (incluyendo las posesiones y territorios del país) en un sobre debidamente rotulado y con los costos de envío prepagados al menos 2 días antes de la fecha límite.

Si usted entrega el depósito a la depositaría en persona para la fecha de vencimiento del depósito, asegúrese de entregárselo antes de la hora de cierre diaria de la depositaría.

Si se le obliga a hacer depósitos de contribución más de una vez al mes, todo depósito de $20,000 o más deberá ser recibido por la depositaría autorizada a más tardar en la fecha de vencimiento para que se considere un depósito hecho a tiempo. Vea la sección 7502(e)(3) para más información.

Depósitos hechos sin un EIN. Si solicitó un EIN pero no lo ha recibido y tiene que hacer un depósito, envíe el depósito al IRS. No haga el depósito en una institución financiera autorizada (depositaría). Haga el pago a la orden del “United States Treasury” (Tesoro de los Estados Unidos) y escriba en el mismo su nombre (tal como aparece en el Formulario SS-4PR), dirección, clase de contribución depositada, período que cubre y la fecha en que usted solicitó el EIN. Envíe su depósito junto con una explicación a su oficina local del IRS o al Centro de Servicio del IRS donde usted radicará su Formulario 941-PR, Formulario 944-PR, Formulario 943-PR o Formulario 940-PR. Usted puede hallar la dirección del Centro de Servicio en las instrucciones para el Formulario 941-PR, Formulario 944-PR, Formulario 943-PR o Formulario 940-PR. Puede obtener esa información también en el sitio web del IRS www.irs.gov. No use el Formulario 8109-B, Federal Tax Deposit Coupon (Cupón de depósito de contribuciones federales), en inglés, en este caso.

Depósitos hechos sin un Formulario 8109. Si no tiene un Formulario 8109 preimpreso, puede usar el Formulario 8109-B para hacer los depósitos. El Formulario 8109-B es un cupón para depositar que no tiene información de identificación preimpresa. Puede obtener este formulario en las oficinas del IRS. Asegúrese de tener a mano su EIN cuando se comunique con nuestra oficina. No podrá obtener un ejemplar del Formulario 8109-B si llama al 1-800-829-3676.

Use el Formulario 8109-B para hacer depósitos solamente si:

Se trata de un negocio nuevo y ya tiene un EIN asignado, pero aún no ha recibido por primera vez los Formularios 8109 preimpresos para hacer depósitos o
No ha recibido Formularios 8109 preimpresos adicionales.

Documentación de depósitos. Cada talonario de cupones para depositar la contribución trae con cada cupón un comprobante (matriz) para que lo conserve para sus récords. El cupón de depósito FTD no le será devuelto, ya que el mismo es usado para acreditar el depósito a su cuenta. Su cheque, recibo del banco o giro será su recibo.

Reclamación de créditos por pagos excesivos. Si depositó más de la cantidad que tenía que depositar durante algún período contributivo, puede solicitar la devolución de la cantidad depositada en exceso o que la misma se acredite a su Formulario 941-PR, Formulario 944-PR o Formulario 943-PR para ese período contributivo. No le pida a la institución financiera ni al sistema EFTPS que soliciten al IRS un reembolso para usted.

Multas relacionadas con los depósitos. Es posible que se le impongan multas si no hace a tiempo los depósitos que está obligado a efectuar, si no deposita la cantidad debida en su totalidad o si no usa el sistema EFTPS cuando se le requiere. Las multas no se imponen si los depósitos no se hacen correctamente y a tiempo debido a una causa razonable y no por negligencia intencional. El IRS también podría suspender las multas si usted, por falta de advertencia, no hace un depósito en el primer trimestre en que vence un depósito o en el primer trimestre durante el cual la frecuencia de sus depósitos cambió, si radicó oportunamente su planilla de contribuciones sobre el empleo.

Las tasas de las multas que se imponen por no depositar las contribuciones correctamente o a tiempo son las siguientes:

2% — depósitos hechos entre 1 y 5 días después de vencer el plazo para depositar.

5% — depósitos hechos entre 6 y 15 días después de vencer el plazo para depositar.

10% — depósitos hechos 16 o más días después de vencer el plazo para depositar. También se impone a los pagos efectuados dentro de 10 días contados a partir de la fecha de la primera notificación que el IRS le envió solicitando el pago de las contribuciones vencidas.

10% — depósitos hechos en instituciones financieras no autorizadas para aceptar depósitos de contribuciones federales, pagados directamente al IRS o pagados con su planilla de contribución (no obstante, vea Depósitos hechos sin un EIN y Cuándo se puede pagar al radicar la planilla, anteriormente, para leer las excepciones).

10% — cantidades de contribución sujetas a las reglas de depósito electrónico pero no depositadas por medio del sistema EFTPS.

15% — cantidades de contribución que aún siguen sin pagarse más de 10 días después de la fecha de la primera notificación que el IRS le envió a usted solicitando el pago de las contribuciones adeudadas o el día en que recibe notificación y requerimiento de pago inmediato, de estas dos fechas, la primera que ocurra.

Las cantidades de las multas relacionadas con los depósitos tardíos se determinan usando días del calendario, comenzando con la fecha de vencimiento de la obligación.

Regla especial para los que radicaron el Formulario 944-PR anteriormente. Si radicó el Formulario 944-PR para un año anterior y debe radicar los Formularios 941-PR para el año en curso porque su obligación contributiva de las contribuciones sobre el empleo excedió de la cantidad límite de la obligación contributiva que exige el uso del Formulario 944-PR ($1,000 o menos), no se impondrá la multa por no depositar contribuciones a ningún depósito fuera de plazo de contribuciones sobre el empleo para el primer mes del año en curso si dichas contribuciones se depositan en su totalidad el, o antes del, 15 de marzo del año en curso.

Orden en el que se aplican los depósitos. Se aplican los depósitos de contribución primero al adeudo contributivo más reciente dentro del período contributivo en cuestión (trimestre o año). Sin embargo, si recibe una notificación de multa por no depositar, usted puede designar, dentro de un plazo de 90 días de la fecha de la notificación, cómo se aplicará el pago a fin de reducir la cantidad de la multa. Siga las instrucciones contenidas en la notificación que reciba. Para más detalles al respecto, vea el Procedimiento Administrativo 2001-58. Puede hallar dicho Procedimiento Administrativo en la página 579 del Internal Revenue Bulletin (Boletín de Rentas Internas), número 2001-50,
en la página web
www.irs.gov/pub/irs-irbs/irb01-50.pdf.

Ejemplo. La sociedad Cedro está obligada a hacer un depósito de $1,000 el 15 de abril y $1,500 el 15 de mayo. La sociedad Cedro no hace el depósito del 15 de abril. Dicha sociedad deposita $2,000 el 15 de mayo. De acuerdo con el requisito de depósitos, que dice que se aplican los depósitos primero al adeudo contributivo más reciente, se aplican los primeros $1,500 al depósito que se adeuda para el 15 de mayo y los $500 restantes se aplican al depósito correspondiente al 15 de abril. Por lo tanto, los $500 de la obligación contributiva para el 15 de abril quedan sin depositarse. Las multas y penalidades se aplicarán a este depósito insuficiente tal como se explicó anteriormente.

Agentes de reportación. El hecho de emplear a un agente de reportación u otro tercero que proporciona servicios semejantes no exonera al patrono de su responsabilidad de asegurarse de que se radiquen las planillas de contribución a su debido tiempo y de que se paguen o depositen las contribuciones debidas correctamente y a tiempo.

Multa por recuperación del fondo fiduciario. Si las contribuciones al seguro social y al Medicare que el patrono debe retener no son retenidas o no son pagadas al “United States Treasury” (Tesoro de los Estados Unidos), podría imponerse la multa por recuperación del fondo fiduciario. La multa es el importe total de dichas contribuciones no pagadas. Esta multa se le podría imponer si esas contribuciones no pagadas no se le pueden cobrar inmediatamente al patrono o al negocio.

La multa por recuperación del fondo fiduciario se les podría imponer a las personas que según el IRS son responsables del cobro, de dar razón y de pagar estas contribuciones y que intencionalmente no lo hacen.

Una persona responsable puede ser un oficial o empleado de una corporación, socio o empleado de una sociedad, contable, director/fiduciario voluntario o empleado de un negocio individual o u otra persona que sea responsable del cobro, de dar razón y de pagar las contribuciones del fondo fudiciario. Se considera también responsable a la persona que firma los cheques del negocio o a la que posee la autoridad para hacer uso de los fondos del negocio.

Intencionalmente significa de forma voluntaria, a sabiendas y deliberadamente. Una persona actúa intencionalmente si la misma sabe que no se está cumpliendo con las acciones requeridas.

Multa “promediada” por no depositar. El IRS podría tasarle una multa “promediada” por no depositar (conocida por sus siglas en inglés, FTD) del 2% al 10% si usted es depositante de itinerario mensual y no completó debidamente la línea 15 (la línea 17 para el año 2009) del Formulario 941-PR cuando su obligación contributiva (línea 8) que aparece en el Formulario 941-PR era de $2,500 o más.

El IRS también podría imponerle una multa “promediada” por no depositar del 2% al 10% si usted es depositante de itinerario bisemanal y su obligación contributiva (línea 8) que aparece en el Formulario 941-PR era de $2,500 o más y usted:

Completó la línea 15 (la línea 17 para el año 2009) del Formulario 941-PR en vez del Anexo B (Formulario 941-PR),
No adjuntó el Anexo B (Formulario 941-PR) debidamente cumplimentado,
No completó debidamente el Anexo B (Formulario 941-PR) al, por ejemplo, anotar depósitos contributivos en vez de obligaciones contributivas en los espacios enumerados.

La multa por no depositar se calcula tomando su obligación contributiva total que aparece en la línea 8 del Formulario 941-PR y distribuyéndola equitativamente a lo largo del período contributivo. Como resultado, sus depósitos y pagos tal vez no sean contados como presentados en el plazo de tiempo debido porque las fechas reales de sus obligaciones contributivas no pueden ser determinadas con certeza por el IRS.

Se puede evitar una multa “promediada” por no depositar, revisando su planilla antes de radicarla. Siga los siguientes pasos antes de entregar su Formulario 941-PR:

Si es depositante de itinerario mensual, declare sus obligaciones contributivas (no sus depósitos) en los espacios de anotación en la línea 15 (la línea 17 para el año 2009) del Formulario 941-PR (la línea 13 del Formulario 944-PR).
Si es depositante de itinerario bisemanal, declare sus obligaciones contributivas (no sus depósitos) en el Anexo B (Formulario 941-PR) en las líneas que representan las fechas en que sus empleados fueron pagados.
Verifique que su obligación total que aparece en la línea 15 (la línea 17 para el año 2009) del Formulario 941-PR o en la parte inferior del Anexo B (Formulario 941-PR) es igual a su obligación contributiva que aparece en la línea 8 del Formulario 941-PR.
No muestre cantidades negativas en la línea 15 (la línea 17 para el año 2009) o en el Anexo B (Formulario 941-PR). Si su corrección del período anterior resulta en una disminución de su obligación contributiva, reduzca de su obligación para el día en que usted descubrió el error la disminución del impuesto que resulta del error, pero que no sea inferior a cero. Aplique toda disminución restante a las obligaciones subsiguientes.
Para errores de periodos anteriores descubiertos después del 31 de diciembre de 2008, no ajuste su obligación contributiva declarada en la línea 15 (la línea 17 para el año 2009) o en el Anexo B (Formulario 941-PR).

Si usted radicó el Formulario 944-PR para 2008 y la línea 7 era de $2,500 o más, se le requirió completar las líneas 13a a 13m, inclusive, en el Formulario 944-PR o adjuntar el Anexo B (Formulario 941-PR), Registro de la Obligación Contributiva para los Depositantes de Itinerario Bisemanal. Si no completó las líneas 13a a 13m, inclusive, o no adjuntó el Anexo B (Formulario 941-PR), según lo requerido, el IRS podría tasarle una multa “promediada” por no depositar (conocida por sus siglas en inglés, FTD).

12. Planillas para patronos

Instrucciones generales. Radique el Formulario 941-PR (o Formulario 944-PR) para informar salarios de empleados no agrícolas y el Formulario 943-PR para declarar salarios de empleados agrícolas.

El IRS le envía a cada patrono una planilla con el nombre, la dirección y el EIN ya impresos. Si no recibe la planilla, solicite una con suficiente anticipación para poder radicarla a tiempo. Si usa una planilla sin esa información impresa, escriba su nombre y EIN exactamente como aparecen en sus planillas anteriores.

Entidades no consideradas separadas de sus dueños y compañías subsidiarias calificadas de acuerdo al subcapítulo S (QSubs). El IRS ha publicado reglamentos finales para la Sección 301.7701-2(c)(2)(iv), en inglés, conforme a los cuales las compañías subsidiarias calificadas de acuerdo al subcapítulo S (QSubs, por su abreviación en inglés) y entidades no consideradas separadas de sus dueños (disregarded entities) que tienen un solo dueño son tratadas como si fueran entidades separadas de sus dueños para propósitos de las contribuciones sobre la nómina. A partir del 31 de diciembre de 2008, y conforme a estos reglamentos, las entidades no consideradas separadas de sus dueños que tienen un solo dueño y no han optado por ser tasadas como corporación, tiene que declarar y pagar la contribución sobre la nómina correspondiente a los salarios de los empleados utilizando el nombre y EIN de dicha entidad. La entidad no considerada separada de sus dueños será responsable de sus propias obligaciones correspondientes a contribuciones sobre la nómina después del 31 de diciembre de 2008. Para los salarios pagados antes del 1 de enero de 2009, vea la Pub. 15 (Circular E) para el año contributivo 2008, en inglés.

Patronos que no son patronos agrícolas. Radique el Formulario 941-PR a partir del primer trimestre de calendario en que usted pague salarios a sus trabajadores no agrícolas a menos que sea patrono de empleados estacionales o radica una planilla final.

El plazo para radicar la planilla y pagar las contribuciones adeudadas vence en las siguientes fechas:

Trimestre:	Vence el:
Enero, febrero, marzo	30 de abril
Abril, mayo, junio	31 de julio
Julio, agosto, septiembre	31 de octubre
Octubre, noviembre, diciembre	31 de enero

Sin embargo, si hizo a tiempo un depósito por la totalidad de la contribución del trimestre completo, tendrá hasta 10 días adicionales a partir de las fechas de vencimiento indicadas anteriormente para radicar su planilla final. Si la fecha de vencimiento para radicar su planilla cae en un sábado, domingo o día festivo oficial, usted puede radicarla al siguiente día laborable.

Si usted liquida su negocio o dejó de pagar remuneraciones y no tiene que radicar planillas en el futuro, marque el encasillado para la planilla final e indique la fecha en que hizo el último pago de las remuneraciones en la línea 18 del Formulario 941-PR.

Formulario 944-PR. Si el IRS le notificó que radique el Formulario 944-PR, radíquelo para 2008 a más tardar el 2 de febrero de 2009 (o a más tardar el 10 de febrero de 2009 si depositó todas las contribuciones cuando vencieron).

Patronos de empleados domésticos que declaran las contribuciones al seguro social y al Medicare. Si es empresario por cuenta propia y radica el Formulario 941-PR (o Formulario 944-PR) para sus empleados del negocio que opera, también puede incluir en el Formulario 941-PR (o Formulario 944-PR) las contribuciones correspondientes a sus empleados domésticos. De lo contrario, declare las contribuciones al seguro social y al Medicare en el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), Contribuciones sobre el Empleo de Empleados Domésticos. Vea la Publicación 926, Household Employer's Tax Guide (Guía tributaria para empleadores o patronos de empleados domésticos), en inglés, para más información.

Patronos de trabajadores agrícolas. Todo patrono que emplee trabajadores agrícolas deberá radicar el Formulario 943-PR para cada año natural durante el cual el patrono empieza a pagar $2,500 o más por trabajo agrícola o emplea a un trabajador agrícola que reúne el requisito de los $150 en el apartado 7.

Radique el Formulario 943-PR para cada año en que pagó sueldos y salarios por labor agrícola. Puede declarar en el Formulario 943-PR los sueldos y salarios de sus empleados domésticos que trabajan en la residencia privada de una finca operada con fines de lucro. No declare en el Formulario 941-PR (o Formulario 944-PR) los sueldos y salarios pagados a sus trabajadores agrícolas.

Radique el Formulario 943-PR ante el IRS a más tardar el 31 de enero que sigue inmediatamente al año al que corresponde la planilla. Al radicarla, deberá pagar las contribuciones por las cuales no se requiere que haga un depósito. Si depositó todas las contribuciones en el plazo requerido, tendrá hasta el 10 de febrero para radicar el Formulario 943-PR.

Si el IRS le envía por correo un Formulario 943-PR para un año en que no tiene que radicar, usted deberá indicarlo escribiendo en la línea 9 de la planilla la palabra “NINGUNO,” firmar la planilla y devolverla al Centro de Servicio del IRS. Si piensa que en lo sucesivo no tendrá empleados que cumplan los requisitos explicados en el apartado 7, marque el encasillado “Planilla Final” que está encima de la línea 1. Si posteriormente usted se encuentra en una situación en que volverá a adeudar cualquier contribución, notifique al IRS.

Multas o penalidades. Para cada mes completo o parcial que una planilla no es radicada cuando se requiere hacerlo (sin tomar en cuenta extensiones de la fecha de vencimiento para su radicación), se impondrá una multa o penalidad por no radicar que es del 5% de la cantidad de la contribución adeudada con esa planilla. La multa máxima es, generalmente, el 25% de la contribución adeudada. Además, por cada mes completo o parcial que la contribución se paga tardíamente (sin tomar en cuenta extensiones de la fecha de vencimiento del pago), se impondrá una multa del 0.5% por mes de la cantidad de la contribución. Solamente para las personas físicas que radican, la multa por no pagar se reduce del 0.5% por mes al 0.25% por mes, si rige un acuerdo de pagos a plazo. Usted debe haber radicado su planilla a más tardar en la fecha de vencimiento para calificar para la multa reducida. La cantidad máxima de la multa por no pagar también es del 25% de la contribución adeudada. Si ambas multas se imponen en cualquier mes, la multa por no radicar es reducida por la cantidad de la multa por no pagar. Las multas no se le cobrarán si tiene motivo razonable por el cual no radicó o no pagó. Si recibió una notificación de multa, puede explicar por qué cree que existe un motivo razonable.

Planilla anual y pago de la contribución federal para el desempleo (contribución FUTA). El 2 de febrero de 2009 vence el plazo concedido a para radicar la planilla de contribución para el fondo federal del desempleo (contribución FUTA), Formulario 940-PR, y para depositar o pagar la contribución adeudada. Vea el apartado 10 para más detalles.

Crédito especial para un patrono sucesor. Un patrono sucesor es un patrono que recibió toda o la mayoría de la propiedad usada en el negocio o profesión de otro patrono, o en una unidad del negocio o profesión de dicho patrono y que, inmediatamente después de la adquisición del negocio o profesión, emplea a una o más personas que eran empleadas del dueño anterior.

Patrono sucesor. Si usted adquirió un negocio de otro patrono que estaba obligado a pagar la contribución FUTA, podría incluir las remuneraciones pagadas por el patrono anterior a los empleados que siguen trabajando para usted al computar la base salarial de $7,000. Vea las instrucciones para el Formulario 940-PR. Para más información, visite a la oficina del IRS en Guaynabo o llame al 1-800-829-4933.

Declaración de correcciones hechas a los Formularios 941-PR, 944-PR o 943-PR

Hay un nuevo proceso para corregir errores en los Formularios 941-PR, 944-PR o 943-PR previamente radicados, comenzando con los errores descubiertos en el año 2009. Las correcciones hechas a un Formulario 941-PR, 944-PR o 943-PR previamente radicado se harán en el nuevo Formulario 941-X (PR), 944-X (PR) o 943-X (PR). Para más información, vea las instrucciones para los Formularios 941-X (PR), 944-X (PR) o
943-X (PR).

Ajustes del período en curso. Haga ajustes del período en curso por fracciones de centavos, compensación por enfermedad, propinas y seguro temporal de vida colectivo a término fijo en su Formulario 941-PR, 944-PR o 943-PR. Vea las Instrucciones para el Formulario 941-PR, 944-PR o 943-PR para obtener información sobre cómo declarar estos ajustes.

Fracciones de centavos. Si hay una pequeña diferencia entre las contribuciones netas (la línea 8 del Formulario 941-PR, la línea 7 del Formulario 944-PR o la línea 9 del Formulario 943-PR) y el total de las contribuciones depositadas durante el año (la línea 11 del Formulario 941-PR, la línea 10 del Formulario 944-PR o la línea 12 del Formulario 943-PR), la diferencia pudo haber sido a causa del redondeo de las cifras, parcial o totalmente, cada vez que se computó la nómina. El redondeo suele ocurrir al computar el total de las contribuciones al seguro social y al Medicare que usted debe retenerle a cada uno de sus empleados.

Para determinar si tiene un ajuste por fracciones de centavos, multiplique el total de los sueldos, salarios y propinas (para cada trimestre en el caso del Formulario 941-PR y para cada año en el caso de los Formularios 944-PR y 943-PR) sujetos a:

La contribución al seguro social por el 6.2% (0.062).
La contribución al seguro Medicare por el 1.45% (0.0145).

Compare el resultado (la porción de las contribuciones al seguro social y al Medicare correspondiente al empleado) con el total de las contribuciones al seguro social y al Medicare realmente retenido a sus empleados para el año o trimestre (según consta en sus récords para la nómina). La diferencia, sea positiva o negativa, entre las dos cantidades es su ajuste por fracciones de centavos. Si la cantidad es negativa, anótela entre paréntesis en el espacio que dice “Fracciones de centavos” en la línea 7a del Formulario 941-PR, en la línea 6a del Formulario 944-PR o en la línea 8 del Formulario 943-PR. En el Formulario 943-PR, anote “Fracciones de centavos” en la línea de puntos que está a la izquierda de la entrada en la línea 8. Si el ajuste es un número positivo, anótelo de la misma manera descrita en la oración anterior, sin paréntesis. No es necesario incluir una declaración por escrito explicando este tipo de ajuste.

Ajustes de períodos anteriores—Declaración de errores descubiertos antes del 1 de enero de 2009. Si descubre un error antes del 1 de enero de 2009 en un Formulario 941-PR, 944-PR o 943-PR previamente radicado, haga la corrección siguiendo las instrucciones individuales más adelante.

Por regla general, puede corregir errores cometidos en una planilla radicada anteriormente haciendo ajustes en el Formulario 941-PR, Formulario 944-PR o Formulario 943-PR del período contributivo (trimestre o año) durante el cual se descubrió el error. Por ejemplo, si cometió un error al declarar la contribución al seguro social en su Formulario 941-PR para el segundo trimestre de 2007 y descubrió el error en enero de 2008, corrija el error haciendo un ajuste en su Formulario 941-PR para el primer trimestre de 2008. (Si el IRS le informó de que tiene que radicar el Formulario 944-PR, corrija el error haciendo un ajuste en su Formulario 944-PR para 2008).

El ajuste aumenta o disminuye su obligación contributiva del período en el que se declara (el trimestre o año en el que se descubre) y, por lo general, no hay que pagar intereses. Los ajustes que se declaran en el Formulario 941-PR (o en los Formularios 944-PR y 943-PR) pueden incluir correcciones de uno o más trimestres (o años), incluyendo pagos excesivos y pagos insuficientes.

Usted tiene que facilitar los antecedentes y las certificaciones necesarias para justificar sus ajustes correspondientes a un período contributivo anterior. Radique el Formulario 941cPR junto con el Formulario 941-PR, Formulario 944-PR, Formulario 943-PR o adjunte una explicación escrita comprobante detallando por qué se hizo cada ajuste.

No radique el Formulario 941cPR por separado; siempre tiene que acompañar a un Formulario 941-PR, Formulario 944-PR o Formulario 943-PR. El Formulario 941cPR no es una planilla enmendada. Se usa únicamente para proveer toda la información y los antecedentes necesarios para comprobar los ajustes hechos a un Formulario 941-PR, Formulario 944-PR o Formulario 943-PR.

Las Instrucciones de los Formularios 941-PR, 944-PR y 943-PR explican cómo corregir errores cometidos al declarar las contribuciones al seguro social y al Medicare. Dichas instrucciones también explican cómo usar el Formulario 941cPR. Puede reclamar un reembolso de las contribuciones al seguro social y al Medicare retenidas en exceso llenando el Formulario 843, Claim for Refund and Request for Abatement (Reclamación de reembolso y solicitud de reducción), en inglés. Se pagará intereses sobre toda disminución a la contribución declarada en el Formulario 843.

Aportaciones especiales a las contribuciones. Tanto el Formulario 941-PR como el Formulario 944-PR incluyen una línea ( línea 7g o línea 6e, respectivamente) para declarar aportaciones especiales a la contribución al seguro social y al Medicare. Sin embargo, esta línea está específicamente reservada para circunstancias especiales y sería usada sólo si el IRS le envía al patrono una notificación (aviso) indicándole que la use.

Ajustes de períodos anteriores—Declaración de errores descubiertos después del 31 de diciembre de 2008. Si descubre un error en un Formulario 941-PR, 944-PR o 943-PR que haya radicado previamente después del 31 de diciembre de 2008, haga la corrección usando el nuevo Formulario 941-X (PR), 944-X (PR) o 943-X (PR). También utilice estos nuevos formularios para corregir todo error previamente no declarado. (No use el Formulario 941cPR). Radique por separado un Formulario 941-X (PR), 944-X (PR) o 943-X (PR) por cada período que está corrigiendo. Radique el Formulario 941-X (PR), 944-X (PR) o 943-X (PR) por separado. No adjunte el Formulario 941-X (PR), 944-X (PR) o 943-X (PR) al Formulario 941-PR, 944-PR o 943-PR del período en curso.

Cantidades declaradas de menos. Por lo general, las correcciones de cantidades declaradas de menos no están sujetas a intereses si:

Usted radica el Formulario 941-X (PR), 944-X (PR) o 943-X (PR) a tiempo;
Usted paga la cantidad que adeuda cuando radica el Formulario 941-X (PR), 944-X (PR) o 943-X (PR);
Usted anota la fecha en que descubrió el error; y
Usted provee los fundamentos y hechos en detalle para justificar la corrección.

Por lo tanto, cuando usted descubre que declaró y pagó de menos su contribución en una planilla radicada previamente, usted tiene que radicar el Formulario 941-X (PR), 944-X (PR) o 943-X (PR) a más tardar para la fecha de vencimiento de la planilla para el período de la planilla en que descubrío el error y paga la cantidad que adeuda cuando radica la planilla para que su corrección cumpla con los requisitos para el trato libre de intereses. Por ejemplo, descubre el 15 de junio de 2009 que declaró $10,000 de menos en concepto de salarios sujetos a las contribuciones al seguro social y al Medicare en el primer trimestre de 2008 del Formulario 941-PR. Usted adeuda $1,530 en su Formulario 941-PR para el primer trimestre de 2008. Para que pueda cumplir con los requisitos para los ajustes libres de intereses, tiene que radicar el Formulario 941-X (PR) para el 31 de julio de 2009 y pagar los $1,530 adeudados cuando radique el Formulario 941-X (PR). Usted tiene que pagar mediante el sistema EFTPS o enviando un cheque o giro con su formulario. Para los Formularios 941-X (PR), 944-X (PR) o 943-X (PR), los pagos con tarjeta de crédito también son aceptados.

Excepciones a las correcciones de las contribuciones sobre la nómina libres de intereses. Una corrección no cumple con los requisitos para el trato libre de intereses si:

Las cantidades delaradas de menos están relacionadas con un asunto o problema que surgió durante una examinación de un período anterior;
Usted conscientemente declaró de menos su obligación contributiva sobre la nómina;
Usted recibió una notificación y solicitud de pago después del gravamen;o
Usted recibió la carta 3523, Notice of Determination of Worker Classification (Determinación de la clasificación de un trabajador), en inglés, de parte del IRS.

Cantidades declaradas en exceso. Los patronos tienen opciones cuando corrigen las cantidades declaradas en exceso. Usted puede optar por hacer un ajuste y a que el pago en exceso le sea aplicado cómo un crédito al trimestre (o año natural para los que radican anualmente) en cuál el Formulario 941-X (PR), 944-X (PR) o 943-X (PR) es radicado, o usted puede optar por reclamar un reembolso del pago en exceso. Vea la tabla en el dorso del Formulario 941-X (PR), 944-X (PR) o 943-X (PR) para obtener ayuda al escoger si debe radicar una planilla de la contribución sobre la nómina o radicar una reclamación de reembolso.

Los patronos dejarán de usar el Formulario 843, Claim for Refund or Request for Abatement (Reclamación de reembolso o solicitud de una reducción en la contribución),en inglés, para solicitar un reembolso o reducción de las contribuciones al seguro social y al Medicare declaradas en exceso. En vez de eso, solicite su reembolso o reducción de contribución en el Formulario 941-X (PR), 944-X (PR) o 943-X (PR). Sin embargo, siga usando el Formulario 843 cuando solicita un reembolso o reducción en los intereses o multas que le han sido tasados.

Para información adicional sobre el nuevo proceso para corregir las contribuciones sobre la nómina, obtenga las Instrucciones para el Formulario 941-X (PR), 944-X (PR) o 943-X (PR). Vea Cómo obtener formularios y publicaciones en la página 4. También vea la Treasury Decision 9405 (Decisión del Tesoro 9405), en inglés. Usted puede encontrar la Treasury Decision 9405 en la página 293 del Internal Revenue Bulletin 2008-32 (Boletín de Rentas Internas 2008-32) en el sitio web
www.irs.gov/pub/irs-irbs/irb08-32.pdf. También puede visitar el sitio web del IRS www.irs.gov y entrar “ Correcting Employment Taxes ” (Corrección de las contribuciones sobre la nómina) en el encasillado “ Search ” (Buscar), en inglés.

Recaudando las contribuciones de menos de los empleados. Si no le retuvo al empleado las contribuciones al seguro social y al Medicare, o si le retuvo menos de la cantidad correcta de contribución que se debiera haber retenido de las remuneraciones del empleado, puede llegar a un acuerdo con el empleado más tarde para corregir el problema en su próximo pago de salarios. Pero usted es responsable de toda cantidad pagada de menos. Todo reembolso de los fondos propios del contribuyente por cantidades no retenidas tiene que resultar de un acuerdo entre usted y el empleado. (No se aplica esta situación en el caso de propinas. Vea el apartado 6).

Cantidades incorrectamente retenidas de los empleados. Si le retuvo al empleado las contribuciones al seguro social y al Medicare en exceso de la cantidad correcta requerida de sus sueldos y salarios, y descubre el error antes de radicar el Formulario 941-PR, 944-PR o 943-PR devuélvale o reembólsele la cantidad excesiva al empleado antes de radicar la planilla.

Nota. Un patrono le reembolsa la cantidad retenida en exceso de un empleado al aplicar la cantidad retenida en exceso contra la contribución retenida de salarios futuros.

Asegúrese de guardar en sus récords el recibo por escrito del empleado, indicando la fecha y la cantidad del reembolso o reintegro. Si usted no le ha reintegrado o reembolsado las cantidades retenidas en exceso, tiene que declarar y pagar toda contribución retenida en exceso al radicar su planilla para el período contributivo durante el cual ocurrió la recaudación en exceso.

Para una recaudación en exceso que declaró previamente en un Formulario 941-PR, 944-PR o 943-PR, se requiere que el patrono le devuelva o reembolse a sus empleados antes de radicar una planilla enmendada de la contribución sobre la nómina. Los patronos que radican una reclamación de reembolso por las contribuciones al seguro social y al Medicare pagadas en exceso pueden devolver o reembolsar a los empleados la parte de la contribución FICA , correspondiente a dichos empleados primero u obtener una autorización de los empleados para radicar una reclamación por la contribución en exceso en nombre de ellos. Los patronos tienen que conservar el acuse de recibo por escrito del empleado y que indica la fecha y la cantidad de la devolución, reembolso o de la autorización por escrito del empleado.

13. Los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR

A más tardar el 31 de enero usted deberá entregar las Copias B y C del Formulario 499R-2/W-2PR a cada empleado que trabajó para usted durante el año contributivo anterior. Si un empleado suyo deja de trabajar para usted durante el año, entréguele el comprobante en cualquier momento después de que se acabe el empleo pero a más tardar el 31 de enero del año siguiente. Sin embargo, si el empleado le solicita el Formulario 499R-2/W-2PR, entrégueselo dentro de los 30 días después de la petición o de la fecha en que le pagó al empleado su último sueldo, lo que ocurra por último.

Para el 2 de marzo de 2009, envíe el Original de todos los Formularios 499R-2/W-2PR y el Formulario W-3PR correspondientes al año 2008 a la:

	Social Security Administration
	Data Operations Center
	1150 E. Mountain Drive
	Wilkes-Barre, PA 18769-0001

Si usa un servicio de entregas privado para enviar sus comprobantes, envíelos a la Social Security Administration, Data Operations Center, ATTN: W-2 Process,1150 E. Mountain Drive, Wilkes-Barre, PA 18702-7997.

Si radica por vía electrónica, envíe los Formularios 499R-2/W-2PR ante la SSA para el 31 de marzo de 2009.

Envíe la Copia A de todos los Formularios 499R-2/W-2PR, junto con el Formulario 499 R-3, Estado de Reconciliación, al Negociado de Contribución Sobre Ingresos de Puerto Rico, para el 31 de enero de 2009.

Radicación por medios electrónicos. Si usted debe radicar 250 o más Formularios 499R-2/W-2PR ante la SSA, deberá hacerlo por vía electrónica. Para más información, vea las Instrucciones para el Formulario W-3PR, llame a la SSA al 1-888-772-6270 o vea Employer W-2 Filing Instructions and Information (Instrucciones e información sobre la radicación del Formulario W-2 para patronos), en inglés, en el sitio web de la SSA
www.socialsecurity.gov/employer.

14. Retención de la contribución federal sobre ingresos

No debe retener la contribución federal sobre ingresos de los pagos que haga a un empleado que es ciudadano o extranjero residente de los Estados Unidos si los servicios son prestados en Puerto Rico y se dan las dos condiciones siguientes:

La ley de Puerto Rico exige que usted retenga la contribución estatal sobre ingresos de los pagos que haga al empleado por servicios prestados y
Usted no representa al gobierno de los Estados Unidos ni a una agencia de éste.

Tampoco debe retener la contribución federal sobre ingresos de los pagos que haga a un empleado que es ciudadano o extranjero residente de los Estados Unidos si los servicios son prestados en Puerto Rico y se dan las dos condiciones siguientes:

Es razonable creer que el empleado será residente de buena fe (bona fide) de Puerto Rico durante todo el año natural y
Usted no representa al gobierno de los Estados Unidos ni a una agencia de éste.

Debe retener la contribución federal sobre ingresos de los pagos que haga a un empleado que es ciudadano o extranjero residente de los Estados Unidos si los servicios son prestados en Puerto Rico y se dan las dos condiciones siguientes:

La ley de Puerto Rico no exige que usted retenga la contribución sobre ingresos de los pagos que haga al empleado por servicios prestados y
El empleado no piensa adquirir residencia de buena fe (bona fide) en Puerto Rico durante el año natural.

Si desea obtener información adicional sobre la retención de la contribución federal sobre ingresos, visite la oficina del IRS en Guaynabo.

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