Instrucciones para el Solicitante del Formulario W-9(SP) (7/2008)

¿Cómo Sé Cuándo Debo Usar el Formulario W-9(SP)?

Use el Formulario W-9(SP) para solicitar el número de identificación del contribuyente (TIN) de una persona de los Estados Unidos (incluidos los extranjeros residentes) y para solicitar ciertas certificaciones y reclamaciones de exención. (Vea Propósito del formulario en el Formulario W-9(SP)). Los agentes de retención pueden requerir que los beneficiarios estadounideses exentos les entreguen Formularios W-9(SP) firmados para superar toda presunción de condición de extranjero. Para propósitos federales, una persona de los Estados Unidos incluye, pero no se limita a:

Un individuo que sea ciudadano o residente de los Estados Unidos,
Una sociedad colectiva, sociedad anónima (corporación), compañía o asociación creada u organizada en los Estados Unidos o bajo las leyes de los Estados Unidos,
Todo caudal hereditario (que no sea un caudal hereditario extranjero),
Un fideicomiso doméstico (tal como se estipula en la sección 301.7701-7 de los Reglamentos).

Una sociedad colectiva puede requerir que sus socios estadounidenses le entreguen un Formulario W-9(SP) firmado para superar toda presunción de estado extranjero y evitar la retención sobre la participación asignable correspondiente al socio de los ingresos relacionados con las actividades comerciales de la sociedad colectiva. Para más información, vea la sección 1.1446-1 de los Reglamentos.

Aconséjeles a las personas extranjeras que usen el Formulario W-8 apropiado. Vea la Pub. 515, Withholding of Tax on Nonresident Aliens and Foreign Entities (Retención del impuesto sobre extranjeros no residentes y entidades extranjeras), en inglés, para más información y una lista de los Formularios W-8.

Además, un extranjero no residente también puede, bajo ciertas circunstancias, reclamar beneficios bajo un tratado tributario sobre los ingresos de becas y de subsidios para investigación. Vea la Pub. 515 o la Pub. 519, U.S. Tax Guide for Aliens (Guía sobre los impuestos estadounidenses para extranjeros), ambas disponibles en inglés, para más información.

Presentación Electrónica de los Formularios W-9(SP)

Los solicitantes pueden establecer un sistema para que los beneficiarios de pago y sus agentes puedan presentar los Formularios W-9(SP) electrónicamente, incluyendo por fax. Un solicitante es cualquiera a quien se le requiere presentar una declaración informativa. Un beneficiario de pago es cualquiera a quien se le requiere proveer un número de identificación del contribuyente al solicitante.

Agente del beneficiario de pago. Un agente del beneficiario de pago puede ser un asesor de inversiones (sociedad anónima, sociedad colectiva o individuo) o un corredor de presentación. Un asesor debe estar registrado con la Securities Exchange Commission (Comisión de la Bolsa de Valores o SEC, por sus siglas en inglés) bajo la Investment Advisers Act of 1940 (Ley de Asesores de Inversiones de 1940). El corredor de presentación es un corredor-agente que es regulado por la SEC y la National Association of Securities Dealers, Inc. (Asociación Nacional de Agentes de Valores, S.A.) y que no es un pagador. Con la excepción de un corredor que se desempeña como agente de un beneficiario de pago para los “instrumentos con facilidad de canje”, el asesor o corredor debe mostrar por escrito al pagador que el beneficiario de pago le ha autorizado al asesor o corredor transmitir el Formulario W-9(SP) al pagador.

Sistema electrónico. Por lo general, el sistema electrónico debe:

Asegurar que la información recibida sea la información enviada y documentar todas las instancias en que el usuario tuvo acceso al sistema e hizo un envío;
Asegurar razonablemente que la persona que está usando el sistema y presentando el formulario sea la persona identificada en el Formulario W-9(SP), el asesor de inversiones o el corredor de presentación;
Proveer la misma información que aparezca en el Formulario W-9(SP) en papel;
Poder proveer una copia en papel del Formulario W-9(SP) electrónico si el Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) la solicita; y
Requiere, como anotación final de la presentación, una firma electrónica hecha por el beneficiario de pago cuyo nombre esté en el Formulario W-9(SP) que autentique y verifique la presentación. La firma electrónica debe ser bajo pena de perjurio y la declaración de perjurio debe contener el texto que aparece en el Formulario W-9(SP) en papel.

Para los Formularios W-9(SP) que no requieren ser firmados, el sistema electrónico no necesita proveer la firma electrónica ni una declaración de perjurio.

Para más detalles, vea los siguientes documentos en inglés:

El Anuncio 98-27 en la página 30 del Internal Revenue Bulletin 1998-15 (Boletín de Impuestos Internos 1998-15 o IRB 1998-15, por su abreviatura en inglés), disponible en el sitio web www.irs.gov/pub/irs-irbs/irb98-15.pdf.
El Anuncio 2001-91 en la página 221 del IRB 2001-36, disponible en el sitio web www.irs.gov/pub/irs-irbs/irb01-36.pdf.

Número de Identificación del Contribuyente Individual (ITIN)

El Formulario W-9(SP) (o un formulario sustituto aceptable) es usado por personas a quienes se les requiere presentar una declaración informativa ante el IRS para obtener el nombre y número de identificación del contribuyente (TIN, por sus siglas en inglés) correcto del beneficiario de pago (o de otra persona). Para los individuos, el TIN, por lo general, es el número de seguro social (SSN, por sus siglas en inglés).

Sin embargo, en algunos casos, los individuos que se convierten en extranjeros residentes de los Estados Unidos para propósitos tributarios no reúnen los requisitos para obtener un SSN. Esto incluye a ciertos extranjeros residentes que deben recibir declaraciones informativas pero que no pueden obtener un SSN.

Estos individuos deben solicitar un número de identificación personal del contribuyente por medio del Formulario W-7(SP), Solicitud de Número de Identificación Personal del Contribuyente del Servicio de Impuestos Internos (o el Formulario W-7, en inglés), a menos que tengan una solicitud pendiente para un SSN. Los individuos que tienen un ITIN deben proveerlo en el Formulario W-9(SP).

Formulario W-9(SP) Sustituto

Usted puede diseñar y usar su propio Formulario W-9(SP) (un Formulario W-9(SP) sustituto) si su contenido es sustancialmente similar al del Formulario W-9(SP) oficial del IRS y satisface ciertos requisitos de certificación.

Puede incorporar un Formulario W-9(SP) sustituto dentro de otros formularios comerciales que usa normalmente, tal como tarjetas de firma para cuentas. Sin embargo, las certificaciones en el Formulario W-9(SP) sustituto deben decir claramente (tal como indica el Formulario W-9(SP) oficial) que bajo pena de perjurio:

El TIN del beneficiario de pago es correcto,
El beneficiario de pago no está sujeto a la retención adicional de impuesto en la fuente por no haber declarado ingresos de intereses o dividendos y
El beneficiario de pago es una persona de los Estados Unidos.

Usted no puede:

Usar un Formulario W-9(SP) sustituto que le requiere al beneficiario de pago, al firmar, estar de acuerdo con provisiones que no estén relacionadas con las certificaciones requeridas o
Insinuar que un beneficiario de pago podría estar sujeto a la retención adicional de impuesto en la fuente a menos que el beneficiario de pago acceda a las provisiones en el formulario sustituto que no estén relacionadas con las certificaciones requeridas.

Un Formulario W-9(SP) sustituto que contiene una línea para la firma por separado sólo para las certificaciones satisface el requisito de que las certificaciones estén claramente indicadas.

Si se usa una sola línea de firma para las certificaciones requeridas y para otras provisiones, las certificaciones se deben poner en relieve, encasillar, imprimir en letra negrita o presentar de alguna otra manera de modo que el texto sobresalga de la demás información contenida en el formulario sustituto. Además, se debe presentar la siguiente declaración de modo que sobresalga de la misma manera descrita anteriormente y debe aparecer inmediatamente sobre la línea para la firma:

“The Internal Revenue Service does not require your consent to any provision of this document other than the certifications required to avoid backup withholding. El Servicio de Impuestos Internos no requiere su consentimiento para cualesquier provisiones que no sean las certificaciones requeridas para evitar la retención adicional de impuesto en la fuente.”

Si usa un formulario sustituto, se le requiere proveer instrucciones para el Formulario W-9(SP) al beneficiario de pago sólo si éste se las pide. Sin embargo, si el IRS le ha notificado al beneficiario de pago que se aplica la retención adicional de impuesto, entonces usted debe decirle al beneficiario de pago que tache el texto en la certificación que se refiere a la información sobre la declaración de menos de lo devengado. Esto se puede decir oralmente o por escrito. Vea la partida 2 de la sección titulada Certificación del Formulario W-9(SP). Puede reemplazar “como se define a continuación” con “que se define en las instrucciones” en la partida 3 de la sección titulada Certificación del Formulario W-9(SP) cuando no se les provean las instrucciones a los beneficiarios de pago a menos que sean solicitadas. Para mayor información, vea el Revenue Procedure 83-89, 1983-2, C.B. 613 (Procedimiento Tributario 83-89,1983-2, C.B. 613), ampliado por el Revenue Procedure 96-26 (Procedimiento Tributario 96-26) que se encuentra en la página 22 del Internal Revenue Bulletin 1996-8 (Boletín de Impuestos Internos 1996-8) que se puede ver, en inglés, en el sitio web www.irs.gov/pub/irs-irbs/irb96-08.pdf.

TIN Solicitado

Para los pagos de intereses y dividendos y para ciertos pagos con respecto a instrumentos con facilidad de canje, el beneficiario de pago puede entregarle un Formulario W-9(SP) debidamente llenado y firmado que tenga las palabras “Applied For” (Solicitado) escritas en la Parte I. Esto es un certificado “esperando TIN ”. El beneficiario de pago tiene 60 días naturales, a partir de la fecha en que usted recibió este certificado, para proveer un TIN. Si no recibe el TIN del beneficiario de pago en este período, deberá comenzar la retención adicional de impuesto sobre los pagos.

Regla de reserva. Debe retener adicionalmente el impuesto sobre todo pago declarable hecho durante el período de 60 días si un beneficiario de pago retira más de $500 a la vez, a menos que el beneficiario de pago reserve el 28 por ciento de todos los pagos declarables hechos a la cuenta.

Regla alternativa. También podría optar por la retención adicional de impuesto durante este período de 60 días, después de un período de gracia de 7 días, bajo una de las dos reglas alternas que se discuten a continuación.

Opción 1. Haga la retención adicional sobre todo pago declarable si el beneficiario de pago hace un retiro de la cuenta después de 7 días laborables posteriores a la fecha en que usted haya recibido el certificado “esperando TIN ”. Trate como pagos declarables todos los retiros de efectivo hechos, hasta llegar a la cantidad de los pagos declarables, desde el día después de que usted haya recibido el certificado “esperando TIN ” y hasta el día del retiro.

Opción 2. Haga la retención adicional sobre todo pago declarable hecho a la cuenta del beneficiario de pago, sin tomar en cuenta si el beneficiario de pago hace algún retiro, comenzando a más tardar 7 días laborables después de que usted haya recibido el certificado “esperando TIN ”.

La exención de la retención adicional de impuesto en la fuente por 60 días no se aplica a todo pago que no sea de intereses, dividendos y ciertos pagos relacionados con los instrumentos con facilidad de canje. Todos los demás pagos declarables, tales como la compensación que no sea por ser empleado, están sujetos inmediatamente a la retención adicional, aun si el beneficiario ha solicitado, y está esperando, un TIN .

Aun si el beneficiario de pago le entrega un certificado “esperando TIN ”, debe hacer la retención adicional del impuesto sobre los pagos declarables de intereses y dividendos si el beneficiario de pago no certifica, bajo pena de perjurio, que el mismo no está sujeto a la retención adicional de impuesto en la fuente.

Si no recauda la retención adicional de los beneficiarios de pago afectados tal como se requiere, a usted se le puede hacer responsable de toda cantidad no recaudada.

Beneficiarios de Pago Exentos de la Retención Adicional de Impuesto

Aun si el beneficiario de pago no provee un TIN de la manera requerida, a usted no se le requiere hacer la retención adicional de impuesto sobre todo pago que haga si el beneficiario de pago es:

Una organización exenta de impuestos bajo la
sección 501(a), todo IRA cuyo pagador es también el fideicomisario o tutor, o cuenta custodia bajo la sección 403(b)(7) si la cuenta satisface los requisitos de la sección 401(f)(2),
Los Estados Unidos o cualquiera de sus agencias o instrumentalidades (dependencias),
Un estado, el Distrito de Columbia, una posesión de los Estados Unidos o cualquiera de sus subdivisiones políticas o instrumentalidades (dependencias),
Un gobierno extranjero o cualquiera de sus subdivisiones políticas, agencias o instrumentalidades (dependencias) o
Una organización internacional o cualquiera de sus agencias o instrumentalidades (dependencias).

Otros beneficiarios de pago que podrían estar exentos de la retención adicional de impuesto incluyen:
Una sociedad anónima (corporación),
Un banco central de emisión extranjero,
Un corredor de valores o mercancías al que se le requiere que se registre en los Estados Unidos, el Distrito de Columbia o una posesión de los Estados Unidos,
Un corredor de mercancías futuras a comisión registrado en la Commodity Futures Trading Commission (Comisión para el Comercio de Mercancías Futuras),
Un fideicomiso para la inversión en bienes inmuebles,
Una entidad registrada en todo momento del año tributario bajo la Investment Company Act of 1940 (Ley sobre Compañías de Inversiones de 1940),
Un fondo en fideicomiso común administrado por un banco bajo la sección 584(a),
Una institución financiera,
Un intermediario conocido en el campo de inversiones como nominatario o custodio o
Un fideicomiso exento de impuestos bajo la sección 664 o uno tal como se explica en la sección 4947.

Las siguientes clases de pagos están exentas de la retención adicional de impuesto como se indica para las partidas 1 a 15 anteriormente.

Pagos de intereses y dividendos. Todos los beneficiarios de pago enumerados anteriormente están exentos excepto el beneficiario en la partida 9.

Transacciones de un corredor. Todos los beneficiarios de pago enumerados en las partidas 1 a 13 están exentos. Una persona registrada bajo la Investment Advisers Act of 1940 (Ley de Asesores de Inversiones de 1940) que con regularidad se desempeña como corredor también está exento.

Transacciones de intercambio de permutas y dividendos de patrocinio. Sólo los beneficiarios de pago enumerados en las partidas 1 a 5 están exentos.

Pagos declarables bajo las secciones 6041 y 6041A. Sólo los beneficiarios de pago enumerados en las partidas 1 a 7 por lo general están exentos.

Sin embargo, los siguientes pagos hechos a una sociedad anónima (corporación) (incluyendo las ganancias brutas pagadas a un abogado bajo la sección 6045(f), aun si el abogado es una sociedad anónima (corporación)) y declarable en el Formulario 1099-MISC, Miscellaneous Income (Ingreso misceláneo), no están exentos de la retención adicional de impuesto en la fuente.

Pagos de servicios médicos y del cuidado de la salud.
Honorarios de abogados.
Pagos por servicios hechos por una agencia ejecutiva federal. (Vea la Revenue Ruling 2003-66 (Decisión Tributaria 2003-66) en la página 1115 en el IRB 2003-26 en el sitio web www.irs.gov/pub/irs-irbs/irb03-26.pdf, en inglés).

Pagos Exentos de la Retención Adicional de Impuesto en la Fuente

Los pagos que no están sujetos a la declaración informativa tampoco están sujetos a la retención adicional de impuesto. Para más detalles, vea las secciones 6041, 6041A, 6042, 6044, 6045, 6049, 6050A y 6050N, más sus reglamentos. Los siguientes pagos están, por lo general, exentos de la retención adicional de impuesto.

Dividendos y pagos de patrocinio

Pagos a extranjeros no residentes sujetos a la retención bajo la sección 1441.
Pagos a sociedades colectivas que no están ejerciendo comercio o negocios en los Estados Unidos y que tienen por lo menos un socio extranjero no residente.
Pagos de dividendos de patrocinio que no son pagados en moneda.
Pagos hechos por ciertas organizaciones extranjeras.
Reparticiones bajo la sección 404(k) hechas por un plan de opción de compra de acciones para empleados (ESOP, por sus siglas en inglés).

Pagos de intereses

Pagos de intereses sobre obligaciones emitidas por individuos. Sin embargo, si paga $600 o más en intereses durante el transcurso de su actividad comercial a un beneficiario de pago, deberá declarar el pago. La retención adicional de impuesto en la fuente se aplica a los pagos declarables si el beneficiario de pago no ha provisto un TIN o ha provisto un TIN incorrecto.
Pagos tal como se explica en la sección 6049(b)(5) a extranjeros no residentes.
Pagos sobre bonos de convenio exentos de impuesto bajo la sección 1451.
Pagos hechos por ciertas organizaciones extranjeras.
Intereses hipotecarios o de préstamos estudiantiles pagados a usted.

Otras clases de pagos

Salarios.
Reparticiones de una pensión, anualidad, planes de participación en las ganancias o de bonificación de acciones, todo IRA cuyo pagador es también el fiduciario o tutor, un plan dueño-empleado u otro plan de compensación diferida.
Reparticiones de una cuenta de ahorros para gastos médicos o para la salud y de beneficios del cuidado a largo plazo.
Ciertas renuncias o cesiones de contratos de seguro de vida.
Reparticiones de programas para la matrícula calificados o de cuentas Coverdell ESA.
Ganancias de juegos de azar si se requiere la retención de impuesto sobre las ganancias normales de juegos de azar bajo la sección 3402(q). Sin embargo, si la retención de impuesto sobre las ganancias normales de juegos de azar no es requerida bajo la sección 3402(q), la retención adicional de impuesto se aplica si el beneficiario no provee su TIN.
Transacciones de bienes inmuebles declarables bajo
la sección 6045(e).
Deudas canceladas declarables bajo la sección 6050P.
Compras de pescado por efectivo declarables bajo
la sección 6050R.
Ciertas transacciones de tarjetas de pago hechas por un agente de tarjetas de pago calificado (tal como se explica en el Revenue Procedure 2004-42 (Procedimiento Tributario 2004-42) y la sección 31.3406(g)-1(f) de la Reglamentación y si se cumplen los requisitos bajo la sección 31.3406(g)-1(f) de la Reglamentación). El Procedimiento Tributario 2004-42 está disponible, en inglés, en la página 121 del IRB 2004-31 en el sitio web www.irs.gov/pub/irs-irbs/irb04-31.pdf.

Beneficiarios de Pago Conjuntos que son Extranjeros

Si el primer beneficiario de pago nombrado en la cuenta le entrega un Formulario W-8 u otra declaración similar firmada bajo pena de perjurio, la retención adicional de impuesto se aplica a menos que:

Cada beneficiario de pago conjunto provee la declaración en relación con su condición de extranjero o
Cualquiera de los beneficiarios de pago conjuntos que no hayan establecido su condición de extranjero le provee un TIN.

Si cualquiera de los beneficiarios de pago conjuntos que no haya establecido condición de extranjero le entrega un TIN, use ese número para propósitos de la retención adicional de impuesto en la fuente y para la declaración de información.

Para mayor información sobre beneficiarios de pago que son extranjeros, vea las Instructions for the Requester of Forms W-8BEN, W-8ECI, W-8EXP, and W-8IMY (Instrucciones para el solicitante de los Formularios W-8BEN, W-8ECI, W-8EXP y W-8IMY), disponibles en inglés.

Nombres y Números de Identificación del Contribuyente para Usar en la Declaración Informativa

Escriba el nombre completo y dirección en la declaración informativa que se presentó ante el IRS y en la copia provista al beneficiario de pago tal como aparece en el Formulario W-9(SP). Si hizo pagos a más de un beneficiario de pago, o si la cuenta está a nombre de más de una persona, escriba en la línea para el nombre sólo el nombre del beneficiario de pago cuyo TIN aparece en la declaración informativa. Puede anotar los nombres de cualquier otro beneficiario de pago en el área que está debajo de la primera línea para el nombre.

Empresario por cuenta propia. Escriba el nombre del individuo en la primera línea para el nombre. En la segunda línea para el nombre, escriba el nombre del negocio (nombre comercial) o el “nombre bajo el cual se hace negocios” (DBA, por sus siglas en inglés) si ha sido provisto. No puede escribir únicamente el nombre del negocio. Para el TIN, puede anotar el número de seguro social (SSN, por sus siglas en inglés) del individuo o el número de identificación patronal (EIN, por sus siglas en inglés) del negocio. Sin embargo, el IRS le recomienda que use el número de seguro social.

Compañía de responsabilidad limitada (LLC). Para una compañía de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés) que no se considera una entidad separada de su dueño, debe escribir el nombre del dueño en la primera línea para el nombre. En la segunda línea para el nombre, puede escribir el nombre de la LLC. Use el TIN del dueño. No anote el EIN de la entidad no considerada separada de su dueño.

Notificaciones del IRS

El IRS le enviará una notificación si el nombre y TIN del beneficiario de pago no corresponden con los que están en los archivos del IRS. (Vea el tema titulado Concordancia de Números de Identificación del Contribuyente, a continuación). Quizás tenga que enviar una notificación “B” al beneficiario de pago para solicitar otro TIN. La Pub. 1281, Backup Withholding for Missing and Incorrect Name/TIN(s) (Retención adicional de los impuestos por declaraciones presentadas con nombres/números de identificación del contribuyente (TIN) incompletos/incorrectos), en inglés, contiene copias de dos clases de notificaciones “B”.

Concordancia de Números de Identificación del Contribuyente

La concordancia de los TIN le permite a un pagador o su agente autorizado a quien se le requiere presentar Formularios 1099-B, DIV, INT, MISC, OID y/o PATR verificar que las combinaciones de TIN y nombres correspondan a los que aparecen en los archivos del IRS antes de presentar los formularios ante el IRS. La concordancia de los TIN es uno de los servicios electrónicos (e-services) que se ofrecen y es accesible por medio del sitio web del IRS. Visite el sitio web www.irs.gov, en inglés, y haga una búsqueda con la frase “e-services”. Se prevé que los pagadores que validan las combinaciones de TIN y nombres antes de presentar las declaraciones informativas recibirán menos notificaciones “B” (CP2100) referentes a la retención adicional de impuesto y menos notificaciones de multas.

Información Adicional

Para más información sobre la retención adicional de impuesto en la fuente, consulte la Pub. 1281, disponible en inglés.

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