Table of Contents
- ¿Por qué se usa el Formulario 940-PR?
- ¿Quién tiene que radicar el Formulario 940-PR?
- ¿Cuándo tiene que radicar el Formulario 940-PR?
- ¿Adónde debe enviar la planilla?
- Crédito por contribución estatal para el desempleo pagada a un fondo estatal para el desempleo
- ¿Cuándo tiene que depositar su contribución FUTA?
- ¿Cómo tiene que depositar su contribución?
- ¿Cómo puede evitar el pago de multas e intereses?
- ¿Puede enmendar una planilla?
- Cómo completar su Formulario 940-PR
- Número de identificación patronal (EIN), nombre, nombre comercial y dirección
- Clase de planilla
Use el Formulario 940-PR para declarar anualmente su contribución de la Ley Federal de la Contribución para el Desempleo (FUTA). Junto con los sistemas estatales de la contribución para el desempleo, la contribución FUTA provee fondos para el pago de compensación para el desempleo de los trabajadores que han perdido sus empleos. La mayoría de los patronos pagan contribuciones tanto federales como estatales para el desempleo. Únicamente los patronos pagan la contribución FUTA. No la cobre ni la descuente de los salarios de sus empleados.
La contribución FUTA se aplica a los primeros $7,000 que pague a cada empleado durante un año natural luego de restar todo pago exento de la contribución FUTA.
Estas instrucciones le dan información fundamental sobre el Formulario 940-PR. Le informarán sobre quién tiene que radicar la planilla, cómo llenarla línea por línea y cuándo y adónde debe enviarla.
A excepción de lo que se indica más abajo, si contesta "Sí" a cualquiera de las preguntas siguientes, tiene que radicar el Formulario 940-PR:
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¿Pagó salarios de $1,500 o más a sus empleados en cualquier trimestre natural durante 2010 ó 2011?
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¿Tuvo uno o más empleados durante al menos alguna porción de un día en cualesquier 20 o más semanas distintas en 2010 ó 20 o más semanas distintas en 2011? En este cómputo, cuente a todos sus empleados regulares, a jornada parcial y temporeros. Sin embargo, si su negocio es una sociedad colectiva (partnership), no incluya a los socios del negocio en el cómputo.
Si se vendió o cedió (transfirió) su negocio durante el año, cada patrono que contestó "Sí" a por lo menos una de las dos preguntas anteriores tiene que radicar el Formulario 940-PR. No obstante, no incluya ningún salario pagado por el patrono anterior en el Formulario 940-PR de usted a menos que sea un patrono sucesor. Para más información al respecto, vea Patrono sucesor, bajo Clase de planilla.
Si recibió un Formulario 940-PR con la información ya impresa y no tiene que pagar la contribución FUTA para 2011 porque no pagó salarios a ningún empleado en ese año, marque el encasillado c en la parte superior de la planilla. Luego, pase a la Parte 7, firme la planilla y radíquela ante el IRS.
Si no tendrá que radicar un Formulario 940-PR en el futuro porque se cerró su negocio o dejó de pagar salarios, marque el encasillado d en la parte superior derecha de la planilla. Vea Final..., bajo Clase de planilla, para más información.
Si es patrono de empleados domésticos, tiene que pagar la contribución FUTA sobre los salarios que paga a sus empleados domésticos únicamente si pagó salarios en efectivo de $1,000 o más durante cualquier trimestre natural en 2010 ó 2011.
Un empleado doméstico presta servicios de tipo doméstico en una:
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Residencia particular,
-
Club local de una institución de enseñanza universitaria o
-
Capítulo local de una fraternidad o hermandad femenina de una institución de enseñanza universitaria.
Por regla general, los patronos de empleados domésticos tienen que radicar el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), Contribuciones sobre el Empleo de Empleados Domésticos, en lugar del Formulario 940-PR.
Sin embargo, si tiene otra clase de empleados además de empleados domésticos, puede elegir incluir las contribuciones FUTA de sus empleados domésticos en el Formulario 940-PR en vez de declararlas en el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR). Si elige incluir las contribuciones FUTA de sus empleados domésticos en un Formulario 940-PR, tiene que radicar además un Formulario 941-PR, Planilla para la Declaración Federal TRIMESTRAL del Patrono, Formulario 943-PR, Planilla para la Declaración Federal Anual para Patronos de Empleados Agrícolas, o Formulario 944-PR, Planilla para la Declaración Federal ANUAL del Patrono, para declarar la contribución al Seguro Social y toda contribución al Medicare de sus empleados domésticos.
Vea la Pub. 926, Household Employer's Tax Guide (Guía contributiva para patronos de empleados domésticos), en inglés, para más información.
Radique el Formulario 940-PR si contesta "Sí" a cualquiera de las preguntas a continuación:
-
¿Pagó $20,000 o más por concepto de salarios en efectivo a sus empleados agrícolas durante cualquier trimestre natural en 2010 ó 2011?
-
¿Empleó a 10 o más empleados agrícolas (sin importar si fue al mismo tiempo) durante al menos una porción de un día durante cualesquier 20 o más semanas distintas de 2010 o durante cualesquier 20 o más semanas distintas de 2011?
Incluya los sueldos pagados a los extranjeros admitidos a Puerto Rico temporalmente para desempeñar labores agrícolas (trabajadores con visa “H-2(A)”) para determinar si reúne cualesquiera de las condiciones señaladas anteriormente. Sin embargo, los salarios pagados a dichos extranjeros no están sujetos a la contribución FUTA.
Vea la Pub. 51 (Circular A), Agricultural Employer's Tax Guide (Guía contributiva para patronos de empleados agrícolas), en inglés, para más información.
Las organizaciones religiosas, educativas, caritativas y otras organizaciones que se describen en la sección 501(c)(3) y que se eximen de pagar contribuciones bajo la sección 501(a), no están sujetas a pagar la contribución FUTA y no tienen que radicar el Formulario 940-PR.
La fecha límite para radicar el Formulario 940-PR de 2011 es el 31 de enero de 2012. Sin embargo, si depositó todas sus contribuciones FUTA cuando vencían, tendrá hasta el 10 de febrero de 2012 para radicar el Formulario 940-PR.
Si recibimos su planilla después de la fecha límite para radicarla, la consideraremos radicada a su debido tiempo si el sobre que contiene su planilla lleva la dirección correcta, contiene el franqueo suficiente y lleva impresa la marca del Servicio Postal de los EE.UU. fechada a más tardar en la fecha límite (de vencimiento) o fue enviado por un servicio de entregas aprobado por el IRS, también a más tardar la fecha límite. Sin embargo, si no sigue estas pautas, consideraremos que la planilla se radicó la fecha en que de hecho la recibimos. Para una lista de servicios de entregas aprobados por el IRS, vea la Pub. 179 (Circular PR).
La dirección a la cual usted enviará el Formulario 940-PR depende de si incluye o no incluye un pago (cheque o giro postal) con la planilla. Sin embargo, envíe su planilla enmendada a la dirección donde se envían las planillas sin pago incluido, aún cuando las planillas enmendadas sean radicadas con un pago.
Los patronos que tienen su negocio principal en Puerto Rico deben enviar sus planillas tal como se le indica a continuación:
| Si está enviando el Formulario 940-PR. . . |
Sin un pago. . . | Con un pago. . . | |
|---|---|---|---|
| EXCEPCIÓN: Si es una organización exenta; entidad gubernamental federal, estatal y local; entidad gubernamental de una tribu india; sin consideración de su ubicación. . . | Department of the Treasury Internal Revenue Service Ogden, UT 84201-0046 |
Internal Revenue Service P.O. Box 105078 Atlanta, GA 30348-5078 |
|
| Desde Puerto Rico o las Islas Vírgenes de los EE.UU.. . . | Internal Revenue Service P.O. Box 409101 Ogden, UT 84409 |
Internal Revenue Service P.O. Box 105174 Atlanta, GA 30348-5174 |
|
Puede reclamar un crédito por aportaciones pagadas a un fondo estatal para el desempleo (incluyendo el Distrito de Columbia, Puerto Rico y las Islas Vírgenes de los Estados Unidos) a más tardar el 31 de enero de 2012 (o el 10 de febrero de 2012, si ésta es la fecha límite para radicar el Formulario 940-PR). Su contribución FUTA será mayor si no paga la contribución estatal a su debido tiempo. Vea las instrucciones para la línea 10 si no pagó la totalidad de su contribución estatal para el desempleo de Puerto Rico a más tardar en la fecha límite para radicar el Formulario 940-PR.
Las contribuciones hechas a un fondo estatal para el desempleo a veces se denominan “aportaciones”. Dichas aportaciones son pagos que un estado requiere que haga un patrono a su fondo para el desempleo a fin de pagar compensación por desempleo. En estas aportaciones no se incluyen:
-
Todo pago deducido o deducible de la paga de un empleado;
-
Multas, intereses o contribuciones administrativas especiales; y
-
Aportaciones voluntarias que usted hizo para obtener una tasa de experiencia estatal asignada inferior.
Aunque el Formulario 940-PR abarca un año natural, quizás tendrá que depositar su contribución FUTA antes de radicar su planilla. Si su contribución FUTA excede de $500 para un año natural, tiene que depositar al menos un pago de contribución trimestralmente.
Tiene que determinar cuándo tiene que depositar su contribución, basado en la cuantía de su obligación contributiva para un trimestre. Si su contribución FUTA es de $500 o menos durante un trimestre, llévela al trimestre siguiente. Siga llevando su obligación contributiva hasta que se acumule una cantidad de contribución por pagar de más de $500. Al llegar a ese punto, tiene que depositar su contribución para el trimestre en cuestión. Deposite su contribución FUTA a más tardar el último día del mes después de terminar el trimestre. Si su contribución FUTA es de $500 o menos durante el próximo trimestre, no está obligado a depositarla nuevamente hasta que la cantidad acumulada sea mayor de $500.
Cuándo depositar la contribución FUTA
| Si la contribución FUTA sin depositar es más de $500 el . . .* |
Deposítela a más tardar el . . . |
| 31 de marzo | 30 de abril |
| 30 de junio | 31 de julio |
| 30 de septiembre | 31 de octubre |
| 31 de diciembre | 31 de enero |
| *Vea también las instrucciones para la línea 16. | |
Debe pagar una contribución FUTA sobre los primeros $7,000 de salarios que pagó a cada empleado suyo durante un año natural. La tasa de la contribución FUTA es de 6.2% (.062) de la porción pagada antes del 1 de julio de 2011 y 6.0% (.060) de la porción pagada después del 30 de junio de 2011. La mayoría de los patronos reciben un crédito máximo de hasta 5.4% (.054) contra dicha contribución FUTA. Cada trimestre tiene que calcular qué porción de los primeros $7,000 de los salarios anuales de cada empleado fue pagada por usted durante este trimestre.
Antes de que pueda calcular la cantidad de su depósito, deberá primero calcular la cantidad de su obligación contributiva de la contribución FUTA para el trimestre. Para calcular su obligación contributiva, sume los primeros $7,000 de los salarios anuales de cada uno de sus empleados que usted pagó durante el trimestre para salarios sujetos a la contribución de FUTA pagados antes del 1 de julio de 2011 multiplique la cantidad por .008 y para salarios sujetos a la contribución de FUTA pagados después del 30 de junio de 2011 multiplique la cantidad por .006.
Las tasas contributivas están basada en el crédito máximo que usted pueda tener contra sus contribuciones FUTA. Tiene derecho al crédito máximo si pagó la contribución estatal para el desempleo en su totalidad para la fecha límite para radicar su Formulario 940-PR o si no estuvo obligado a pagar la contribución estatal para el desempleo durante un año natural debido a su tasa de experiencia estatal.
Ejemplo.
Usted no tenía ningún empleado en el primer trimestre. Durante los segundos y terceros trimestres, usted tiene tres empleados: los empleados A, B y C. Pagó $11,000 al empleado A (en el segundo trimestre), $2,000 al empleado B (en el segundo trimestre), y $4,000 al empleado C (en el tercer trimestre).
| Para determinar su obligación para los segundos y terceros trimestres, sume los primeros $7,000 de los salarios de cada uno de sus empleados: | ||
| $7,000 | Los salarios del empleado A sujetos a la contribución FUTA (segundo trimestre) | |
| 2,000 | Los salarios del empleado B sujetos a la contribución FUTA (segundo trimestre) | |
| + 4,000 | Los salarios del empleado C | |
| sujetos a la contribución FUTA (tercer trimestre) | ||
| $13,000 | Total de salarios sujetos a la contribución FUTA para los segundos y terceros trimestres | |
| $9,000 | Total de salarios sujetos a la contribución FUTA para el segundo trimestre | |
| x .008 | Tasa de la contribución (basada en el crédito | |
| máximo de 5.4%) | ||
| $72 | Su obligación contributiva para el segundo trimestre | |
| $4,000 | Total de salarios sujetos a la contribución FUTA para el tercer trimestre | |
| x .006 | Tasa de la contribución (basada en el crédito | |
| máximo de 5.4%) | ||
| $24 | Su obligación contributiva para el tercer trimestre | |
| $72 | Su obligación contributiva para el segundo trimestre | |
| +24 | Su obligación contributiva para el tercer trimestre | |
| $96 | Total de su obligación contributiva para los segundos y terceros trimestres | |
| En este ejemplo, no tiene que hacer un depósito porque su obligación para el segundo trimestre es de $500 o menos. Sin embargo, tiene que llevar esta obligación al tercer trimestre. | ||
Si cualesquier salarios sujetos a la contribución FUTA no están sujetos a la contribución estatal para el desempleo, puede estar sujeto a la contribución FUTA con una tasa de contribución más alta (hasta 6.2%). Por ejemplo, en ciertos estados, los salarios pagados a los ejecutivos de una corporación, ciertos pagos de compensación por enfermedad hechos por sindicatos y ciertos beneficios marginales son excluidos de la contribución estatal para el desempleo.
Ejemplo.
Los empleados A y B son ejecutivos de una corporación cuyos salarios son excluidos de la contribución estatal para el desempleo en su estado. Los salarios del empleado C no son excluidos de la contribución estatal para el desempleo. Usted no tenía ningún empleado en el primer trimestre. Durante el segundo trimestre, usted pagó $7,000 al empleado A y $2,000 al empleado B. En el tercer trimestre, usted pagó $4,000 al empleado C.
| $ 9,000 | Total de salarios sujetos a la contribución FUTA de los empleados A y B para el segundo trimestre | |
| x .062 | Tasa de la contribución | |
| $558 | Su obligación contributiva total del segundo trimestre para los empleados A y B | |
| $4,000 | Total de salarios sujetos a la contribución estatal para el desempleo | |
| x .006 | Tasa de la contribución (basada en el crédito | |
| máximo de 5.4%) | ||
| $24 | Su obligación contributiva total del tercer trimestre para el empleado C | |
| $558 | Su obligación contributiva total del segundo trimestre para los empleados A y B | |
| + 24 | Su obligación contributiva total del tercer trimestre | |
| para el empleado C | ||
| $582 | Su obligación contributiva total para los segundos y terceros trimestres para los empleados A, B y C | |
| En este ejemplo, tiene que depositar los $558 a más tardar el 31 de julio porque su obligación contributiva para el segundo trimestre es mayor de $500. | ||
Durante el año 2011, puede depositar su obligación contributiva de la contribución FUTA por medios electrónicos usando el sistema EFTPS o depositando la cantidad en una institución financiera autorizada (por ejemplo, un banco comercial que reúne los requisitos para aceptar depósitos para la contribución federal). La institución financiera le enviará al IRS un récord de su pago para acreditar el pago a su cuenta o la de su negocio.
Usted tiene que depositar toda contribución de depósito (como la contribución sobre la nómina, las contribuciones sobre artículos de uso y consumo y la contribución corporativa) electrónicamente mediante el Electronic Federal Tax Payment System (Sistema electrónico de pagos de la contribución federal o EFTPS, por sus siglas en inglés). Para obtener información o para inscribirse en el EFTPS, visite el sitio web de EFTPS, www.eftps.gov, o llame al 1-800-555-4477. También puede obtener la Pub. 966SP, La Manera Segura de Pagar los Impuestos Federales.
Si tiene un negocio nuevo, el IRS de antemano le inscribirá automáticamente en el sistema EFTPS cuando solicite un número de identificación patronal (EIN, por sus siglas en inglés). Siga las instrucciones de su juego de formularios del EIN para activar su inscripción.
www.eftps.gov para descargar la Same-Day Payment Worksheet (Hoja de cálculo para el pago el mismo día), en inglés.
Se imponen multas e intereses a la tasa fijada por ley sobre las contribuciones pagadas fuera de plazo, las planillas radicadas fuera de plazo o incorrectas, pagos incompletos y por no usar el sistema EFTPS (cuando hay que hacerlo).
Usted puede evitar el pago de multas e interés si:
-
Deposita o paga la contribución a su debido tiempo, usando el sistema EFTPS (cuando hay que hacerlo);
-
Radica su Formulario 940-PR debidamente completado y correcto dentro del plazo para su radicación; y
-
Asegura que sus cheques para pagos de la contribución sean válidos.
Si recibe una notificación sobre multas e intereses después de radicar esta planilla, envíenos una explicación escrita y determinaremos si la misma llena los requisitos para considerarse una causa razonable por la demora. No adjunte una explicación al radicar su Formulario 940-PR.
Puede usar un Formulario 940-PR de 2011 para enmendar una planilla que había radicado anteriormente para 2011. Si quiere enmendar una planilla de un año anterior, trate de usar la versión del Formulario 940-PR para tal año.
Siga las pautas a continuación:
-
Use una planilla impresa en papel para enmendar un Formulario 940-PR radicado de acuerdo con un programa de radicación electrónica.
-
Marque el encasillado a (“Enmendada”) en la parte superior derecha de la página 1 del Formulario 940-PR.
-
Llene todas las cantidades que debieron haberse incluido en la planilla original.
-
Firme la planilla.
-
Adjunte una explicación de por qué quiere enmendar su planilla. Por ejemplo, infórmenos si desea radicar para reclamar un crédito por la contribución pagada a su fondo estatal para el desempleo después de la fecha límite para radicar el Formulario 940-PR.
-
Envíe su planilla enmendada a la dirección a la que se envían las planillas enviadas sin pagos (aun si está incluyendo un pago) que aparece en ¿Adónde debe enviar la planilla?
Para ayudarnos a leer y procesar su planilla con más exactitud, siga las pautas a continuación:
-
Asegúrese de incluir su nombre comercial y EIN en cada página del formulario y todo anexo pertinente.
-
Si escribe a maquinilla o usa una computadora para llenar su planilla, use letra de imprenta de fuente Courier de 12 puntos (si es posible) para cada anotación.
-
Declare las cantidades en dólares a la izquierda del punto decimal que está impreso y los centavos a la derecha del punto.
-
Omita el signo de dólares o puntos decimales. El uso de comas es opcional.
-
Puede elegir el redondear las cifras a dólares enteros, en lugar de declarar los centavos en su planilla. Si de hecho decide redondear a dólares completos (enteros), tendrá que redondear todas las cantidades. Para redondear siga las pautas a continuación: Si la cifra es de $.49 o menos, elimine los centavos y no sume nada a la porción de la cantidad en dólares. Si la cifra es entre $.50 y $.99, auméntela al siguiente dólar entero y elimine los centavos. Por ejemplo, $1.49 sería $1.00 y $2.50 sería $3.00. Si usa dos o más cifras para calcular la cantidad por anotar en una línea de su planilla, incluya los centavos cuando sume las cantidades y redondee sólo el resultado.
-
Deje en blanco todo espacio para anotar datos que tenga un valor de cero.
Si le paga a un preparador de contribuciones profesional para que éste le llene el Formulario 940-PR, asegúrese de que dicha persona usa el nombre y EIN del negocio de usted exactamente como se lo concedió el IRS.
Anote su EIN, nombre y dirección en los espacios provistos. Tiene que anotar su nombre y EIN aquí y también en la parte superior de la segunda página. Anote el nombre comercial (legal) que había usado al solicitar su EIN en línea o en el Formulario SS-4PR, Solicitud de Número de Identificación Patronal (EIN). Por ejemplo, si es dueño único de su negocio, anotará “Roberto Herrera” en la línea que dice “Nombre” y “Bicicletas Roberto” donde dice “Nombre comercial”. Deje en blanco la línea “Nombre comercial” si este nombre es igual al “Nombre” de usted.
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Visitando el sitio web IRS.gov y pulsando sobre el enlace “Apply for an EIN Online” (Solicitud de un EIN en línea), en inglés,
-
Llamando al 1-800-829-4933 (la llamada es gratis) y solicitándolo por teléfono o
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Llenando el Formulario SS-4PR y enviándolo por correo a la dirección indicada en las Instrucciones para el Formulario SS-4PR o enviándolo por fax al número de fax indicado en las instrucciones de dicho formulario.
-
Si el nombre de su negocio ha cambiado, escriba a la oficina del IRS usando la dirección a la cual se envían las planillas “Sin un pago”. Vea ¿Adónde debe enviar la planilla? Obtenga la Pub. 1635, Understanding Your EIN (Información para entender su EIN), en inglés, para más información sobre los EIN.
-
Si su dirección ha cambiado, llene y envíe el Formulario 8822-B, Change of Address — Business (Cambio de dirección — de Negocios), en inglés. No adjunte el Formulario 8822-B a su Formulario 940-PR. Envíe el Formulario 8822-B por separado a la dirección indicada en el mismo.
Repase el encasillado que está en la parte superior derecha del formulario. Si cualquiera de las clases indicadas le corresponde a usted, marque el encasillado apropiado para decirnos la clase de planilla que ha radicado. Puede marcar más de un solo encasillado.
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Está declarando salarios pagados antes de que usted haya adquirido el negocio por un patrono anterior a quien se le obligaba radicar el Formulario 940-PR porque el patrono anterior era un patrono para propósitos de la contribución FUTA o
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Está reclamando un crédito especial por la contribución estatal de desempleo pagada antes de que usted adquiriera el negocio por un patrono anterior a quien no se le obligaba radicar el Formulario 940-PR porque el patrono anterior no era un patrono para propósitos de la contribución FUTA.
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Adquiere casi toda la propiedad usada en un oficio, profesión o negocio de otra persona (un patrono anterior) o usada en una unidad separada de un oficio o negocio de un patrono anterior y
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Emplea inmediatamente después de la adquisición a uno o más empleados que fueron empleados del patrono anterior.
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